Microsoft Online Services – Video Sharepoint Online Berechtigungen der Mitarbeiter

Im neuen Jahr beginnen wir bei unseren Videocast mit einer neue Kategorie: “Fragen unserer Kunden“. Profitieren Sie als Kunde oder Interessent von den Fragen der Anderen. So können Sie im Vorfeld feststellen, ob das Thema vielleicht auch für ihr Projekt bei den Microsoft Online Services relevant ist und eine andere Lösung umsetzen. Oder Sie erhalten gleich eine Idee, was sich alles machen lässt mit den Produkten der Business Productivitiy Online Suite (BPOS).
Die Frage unseres Kunden lautet: “Ich habe eine Unternehmens-Webseite mit Unterwebseiten in Sharepoint Online aufgesetzt. Nicht alle Benutzer der Unternehmens-Webseite, haben Zugriff auf die Unterwebseiten. Sie sehen diese Seiten aber in der oberen Navigation. Wie kann ich das verhindern?”

Warum ist es lästig, wenn Mitarbeiter, die kein Zugriff auf Seiten haben, diese sehen? Ganz einfach als Anwender gehe ich erstmal davon aus, dass ich auf alles zugreifen kann, was ich sehe. Klappt das dann mal nicht und ich erhalte die Fehlerseite: “Zugriff verweigert” dann bin ich verwirrt und frage mich wo der Fehler liegt. An mir? An der Technik? Das führt zu Rückfragen und dafür haben wir in der IT oft keine Zeit. Es gibt natürlich eine Möglichkeit die obere Navigation anzupassen. Den Vorteil erkaufe ich mit dem Nachteil, dass für all die Zugriff auf diese Webseiten haben, der Navigationspunkt ebenfalls weg ist. Die Seite kann trotzdem erreicht werden, indem ich die vollständige Adresse eingebe oder über den Punkt: “Webseiten-Inhalt”. Ein andere Möglichkeit besteht in einer durchdachten Struktur der Webseiten. Ich erstelle für die Abteilungen unterschiedliche Webseiten oder auch für Projekte, wo alle die gleichen Zugriffsrechte auf die Unterwebseiten haben. Oder ich informiere die Mitarbeiter entsprechend im Vorfeld, dass es Seiten gibt, die sie sehen, aber auf die sie keinen Zugriff erhalten.

Einer von Ihnen kennt eine weitere Lösung für Sharepoint Online? Prima, dann zeigen wir das gerne in einem weiteren Video.

Kerstin Rachfahl
 

Kerstin Rachfahl ist Internationale Betriebswirtin (IBS) und eine der geschäftsführenden Gesellschafter der Rachfahl IT-Solutions GmbH. Sie ist für den kaufmännischen Bereich des Unternehmens verantwortlich. Ihre Themen in den Blogs sind Cloud Computing und Microsoft Lizenzierung.

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