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Feedback zu den ersten Umstellungen zum Dienstupgrade von Office 365

imageInzwischen müssten die Hälfte unserer Kunden bereits die E-Mail von Microsoft erhalten haben, dass ein Dienstupgrade für ihren Office 365 Plan vorliegt. Auch mein privater Office 365 SMB Plan ist mit dabei. Das wird mir die Möglichkeit geben zu prüfen, wie gut das Dienstupgrade für die öffentliche Webseite auf Basis von SharePoint Online funktioniert. Vielen von Ihnen nutzen die öffentliche Webseite bisher nicht. Ich fand schon die letzten Möglichkeiten bei der öffentlichen Webseite unheimlich interessant und habe sie gerne verwendet. Was jedoch, laut einem Gespräch mit einem anderen MVP für SharePoint ein Problem darstellte, waren die mangelnden SEO (Search Engine Optimization) Ansatzpunkte, weil allein die Pfade von der Namensgebung, als ein wichtiger Punkt, nicht zu beeinflussen waren. Das ist mit dem neuen SharePoint Update behoben (Neue SEO Möglichkeiten). Außerdem gibt es jetzt Themes, die einfach über Farben, Anpassung der Navigation und Austausch des Hintergrundbildes schnell und einfach in ein individuelles Layout umgewandelt werden können. Das gilt übrigens auch für die Teamseite. Wer sich mit CSS (Cascading Style Sheets) auskennt oder einen Webdesigner an der Hand hat, kann noch viel mehr Anpassungen vornehmen.

ACHTUNG: Durch die vielen Neuerungen in SharePoint, sollten Sie im Vorfeld testen, wie die neuen Möglichkeiten die bestehenden Site Collections verändern. Sie haben drei Optionen zur Auswahl:

  • Ihre bisherige Webseite bleibt bestehen
  • Sie wechseln auf die neue Webseite (empfohlen, wenn Sie bisher die Möglichkeit nicht genutzt haben)
  • Sie bleiben erst Mal auf der bisherigen Webseite, testen was bei der Umstellung auf die Neue passiert und entscheiden dann, was Sie machen

Grundsätzlich erfordert das Upgrade von SharePoint, dass Sie aktiv eine Site Collection auf die neue Version umstellen. Wie gehen Sie dabei vor?

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Sharepoint Online Begrenzung der Größen von Sites

Wer anfängt mit Sharepoint zu arbeiten, wird feststellen, dass der Speicherplatzbedarf schnell wächst. Wenn Sie wissen möchten, wie sich der Speicherplatz in einer Site-Collection verteilt, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Auf den Menüpunkt rechts oben “Websiteaktionen” wählen Sie die Funktion  “Websiteeinstellungen”.
  2. Sie nehmen in der letzten Spalte “Websitesammlungsverwaltung” den Punkt “Speicherplatzzuteilung” und erhalten eine Übersicht.

Speicherplatz Für dieses Vorgehen müssen Sie über Administratoren Rechte für die Sharepoint Seite verfügen. In der Übersicht sehen Sie den zugeteilten Speicherplatz der Site-Collection. Sie erkennen welche Unterkategorien, wie viel Platz einnehmen und sehen was ihnen für die Site-Collection an Platz zur Verfügung steht. Denken Sie daran: Sie können nur die Größe einer Site-Collection bestimmen. Weder auf Benutzer Ebene, noch auf der Ebene von z.B. Bibliotheken können Sie eine Größenbeschränkung vornehmen. Lediglich die Größe des Papierkorbs lässt sich ändern.