Was Fotoshooting Locations mit Office 365 verbindet

Zwei Seglerinne in einem Regatta Wettbewerb

Denkt daran, wir sind weiterhin in unserer fiktiven Geschichte meines Romans um Stefanie Mansfield, die Office 365 im Unternehmen “Aegir” einführt. Ein Hersteller qualitativ hochwertiger Outdoorbekleidung.

Diesmal geht es um Lucy und Gerald. Lucy ist für die Organisation des Fotoshootings, das Buchen der Models sowie des Fotografen verantwortlich. Außerdem begleitet sie das Aufnahmeteam zu den Shootings und koordiniert alles vor Ort. Ihr Kollege Gerald stellt am Ende mit den Aufnahmen aus dem Fotoshooting den Katalog zusammen.

Ausgangssituation

Gemeinsam entscheiden Lucy und Gerald, welches Thema für den Katalog der Saison vorherrscht. In Abstimmung mit den anderen Abteilungen, setzen sie die Schwerpunkte und besprechen wie sie welches Produkt am besten in Szene setzen können. Entsprechend dieser Ideen stellt Lucy alles zusammen. Doch wie das so ist, kommt häufig alles anders als geplant: Sie muss neue Entscheidungen treffen, auf veränderte Umstände reagieren. Das Wetter spielt nicht wie geplant mit oder das gewünschte Model fällt krankheitsbedingt aus. Am Ende bekommt Gerald einen Haufen Fotos und muss daraus den Katalog basteln. Dabei stellt er fest, dass er gerne die Jacke und eine andere Hose in dem selben Setting, mit demselben Licht als Foto hätte. Doch dafür ist es zu spät.

Die Beiden suchen nun eine Möglichkeit des Austauschs, wo Gerald in das Shooting eingreifen und seine Wünsche äußern kann, ohne selbst Vorort sein zu müssen.

Die Lösung für sie ist einfacher als zunächst gedacht. Nach jedem Tag stellt ihm Lucy die Aufnahmen zur Verfügung. Er sieht sie durch und gibt ihr Feedback was er noch braucht. Dabei kategorisiert er bereits seine Themengebiete, so dass er es am Ende leichter hat den Katalog für die Kunden zu erstellen. Außerdem wählen sie die Motive für die Werbung aus.

Doch wie bleiben die beiden in Verbindung?

Aus dem vorherigen Blogpost kennt ihr alle jetzt schon Groups. Lucy legt eine Gruppe für das Fotoshooting an. Unterwegs kann sie Nachrichten mit Gerald austauschen und in dem Notizbuch steht ihre Planung drin für alle Fotos zu den verschiedenen Themen sowie den unterschiedlichen Settings. Gerald lädt ihr in dem Dateienbereich der Gruppe die von ihm ausgewählten Fotos hoch.

Als nächstes lädt Lucy die Onedrive App für ihr iPhone herunter. Sie kann die Kamera ihres Smartphones für Onedrive freigeben und so direkt die Fotos von einer neuen Location für Gerald zur Verfügung stellen. Abends in ihrem Hotel lädt sie dann die Bilder für ihren Kollegen hoch. Nur die, die in die engere Auswahl kommen, schiebt Gerald dann in ihre Dateien in die Gruppe Fotoshooting. So sind sie beide immer auf dem Laufenden.

Für Dich kurz notiert:

• Hinter den Dateien für die Groups App steckt ebenfalls ein Onedrive. Auf den kannst du aber nicht über die Onedrive App zugreifen. Auch gibt es dort keine Freigabe oder die Möglichkeit eine Ordnerstruktur anzulegen.
• Mit der Onedrive App verbindest du dich mit deinem persönlichen Onedrive, den du über deinen Firmenaccount zur Verfügung gestellt bekommst. Hier sind Ordnerstrukturen möglich, die du sogar direkt in der App erstellen kannst.
• Grundsätzlich werden die gesamten Daten weder in der Groups App, noch in der Onedrive App heruntergeladen. Sonst bestünde die Gefahr, dass der Speicherplatz auf deinem Handy ruckzuck belegt ist. Es wird lediglich eine speicherarme Vorschau oder Info angezeigt.
• Klickst du auf ein Bild in der Group App wird es heruntergeladen, auch wenn du es dir zuvor schon mal angesehen hast. Mit anderen Worten du brauchst entweder eine Verbindung zu einem WLAN oder der Datenverkehr geht über deinen Smartphone Vertrag.
• Die Onedrive App kann mehrere persönliche Speicherplätze von dir verwalten.

Verwendete Technik:

• Persönlicher Onedrive
• Gruppen Onedrive
• Onedrive App
• Groups App
• Serverstruktur: Exchange Online und SharePoint Online
• Funktionalität abhängig vom Plan

Screenshots:

Lucy lädt die Bilder über ihren PC in den Onedrive hoch

Du kannst die Onedrive App mit deinem Liveaccount testen oder du erstellst dir einen Testaccount von deinem optimalen Office 365 Plan. Es wäre klasse, wenn du uns dort dann als deinen Partner einträgst, denn so erhalten wir eine kleine Provision von Microsoft und können darüber unseren Blog finanzieren.

Wenn du den Blogbeitrag über den Cloud Adventskalender 2016 liest, kannst du durch die Beantwortung der Frage meinen aktuellen Thriller: Im Netz der NSA – gewinnen. Na, Lust auf eine spannende und romantische Geschichte?

Videointerview: Hans Brender–Onedrive for Business

Diesmal widme ich mich mit Hans Brender (MVP for SharePoint), in dem Videointerview auf der Office 365 Konferenz (9.-10. Januar 2015 bei Microsoft in Köln), einem meiner Lieblingsthemen: Onedrive for Business. Für mich ist es ein Grundstein der mobilen Zusammenarbeit. Es hat mir schon oft das Leben gerettet, weil ich die Backups von meinen Romanen alle dorthin spiele. Von dort Teile ich auch die Dokumente mit einer Lektorin und Korrektorin. Doch starten wir bei dem Interview von vorne.

Vergangenheit

Hans hat in seinem Vortrag die gesamte Vergangenheit von Onedrive betrachtet. Warum? Damit die Teilnehmer verstehen, weshalb es eine Unterscheidung gibt zwischen Onedrive und Onedrive for Business. Wieso die Produkte im Explorer ein anderes Verhalten aufweisen und weshalb es bei dem einen Produkt schon mal zu Syncronisations Problemen kommen kann. Letzteres hat dafür gesorgt, dass ich bisher mit meinen gesamten Daten nicht auf Onedrive umgezogen bin. Zum Einen brauche ich weiterhin, weil in dem Onedrive for Business keine selektive Synchronisation möglich ist, den Platz auf meinem Surface. Zum anderen kommt es schon mal zu dem Problem, dass er meine Berechtigungen verliert. Früher half dann nur eine komplette neu Synchronisation, heute reicht es das eine Dokument wieder hochzuschieben. Lästig ist es allemale.

Zukunft

In unserem Interview hat mir Hans erzählt, dass sich im Laufe des nächsten halben Jahres einiges bei Onedrive verändern wird. Beide Produktgruppenteams gehen zusammen. Von der Client Seite her bedeutet es, dass es in Zukunft nur noch einen Client geben wird, der die Daten transportiert. Dabei geht das Team tatsächlich drei Schritte zurück, zu einer Version, die unter Windows 7 lief. Von dort starten sie frisch und werden einen persönlichen, sowie einen geschäftlichen Onedrive zur Verfügung stellen. Ich warte darauf jetzt ganz gespannt, damit ich endlich komplett auf Onedrive umziehen kann.

Was sind die Stärken von Onedrive?

Zum einen natürlich, dass was ich in meinem Vortrag und Podcast: Top Ten für mehr Sicherheit dargestellt habe, die “advanced Encryption” – Codename “Fort Knox”. Aber es gibt noch andere.

• Onedrive hat seine Stärke in der Zusammenarbeit von Teams über Grenzen hinweg
• Es ist nicht mehr notwendig in der Email Dateien anzuhängen, sondern der Link kann simple geteilt werden. (In der Zukunft sehe ich mit wem ich eine Datei geteilt habe leichter.)
• Die stückweise Übertragung der Daten macht es möglich, dass ich einen Upload unterbrechen kann und später an der Stelle wieder fortführe.
• Es wird das Delta übertragen d.h. ändere ich an einer 150 MB großen Powerpoint Datei, die in Onedrive for Business liegt, die Überschrift einer Folie, wird auch nur diese hin- und her synchronisiert.
• Gemeinsames Arbeiten an dem selben Dokument wird so ermöglicht, denn ich sehe schnell, was mein Kollege geändert hat.
• Die Integration in weitere Produkte von Microsoft neben Office z.B. das neue Sway (Podcast: Let´s Sway).

Der ideale Zustand, wo Hans und ich gerne hin möchten, ist, dass die Endbenutzer gar nicht mehr darüber nachdenken, welche Technologie sie nutzen, sondern sie schlicht und ergreifend anwenden, wie immer sie heißt und wie immer sie funktioniert. Dafür muss sie natürlich stabil und zuverlässig laufen. Ich bin mal gespannt, was das Produktteam gemeinsam dieses Jahr leisten wird.

Das Youtube-Video:

Verschlüsselung der Daten at rest in Onedrive and SharePoint Online

Erweiterung von DLP auf SharePoint und OneDrive Elemente

Die Suche und Überprüfung nach sensiblen Inhalten von Elemente wird auf SharePoint und OneDrive in den Office 365 Enterprise Plänen erweitert. Damit können Sie kontrollieren, dass die Weitergabe von sensiblen Daten eingehalten wird und der Datenschutz gewährt ist.

Office Blogs: Search for sensitive Content in SharePoint and OneDrive documents.

Argumente für Online Services vom 17.08.2009

Gestern habe ich mein Mann dazu überredet, dass er mal mit mir intensiver OneNote nutzen soll. Seit längerer Zeit habe ich für uns beide ein “Geschäftsführer” – Notizbuch angelegt, wo ich so alles sammle was für uns beide wichtig ist. Was mich bisher störte war, dass es auf unserem internen Netzwerk lag. Das ist zwar kein Thema, weil ich es “Offline” ja immer auf dem Laptop dabei habe, aber nicht auf meinen anderen Geräten. Also verschob ich das Notizbuch heute auf mein “Onedrive for Business” und synchronisierte es neu mit dem Laptop.

Dabei zeigte er mir eine Seite in meinem Notizbuch an, die ich schon ewig nicht mehr angesehen habe. 2009 hörten wir zum ersten Mal von den geplanten Online Services, die Microsoft den Business Kunden anbieten wollte. Sofort war ich von dem Thema begeistert und wir organisierten uns einen ersten amerikanischen Account – ja manchmal ist es schon voll cool in der IT Branche zu arbeiten und ein paar Tricks auf Lager zu haben, damit sich was testen lässt. Danach setzte ich mich hin und überlegte, was ich so Klasse fand, aus meiner Sicht als Geschäftsführerin und Controllerin eines Unternehmens. Ich möchte Euch das mal hier aufführen, denn bei aller Diskussion, Marketing, Funktionsschlachten, Begeisterung und Sicherheitsbedenken, sind einige der Punkt, die in meinen Augen weiterhin wesentlich sind, irgendwie in Vergessenheit geraten. Los geht´s!

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