Was Fotoshooting Locations mit Office 365 verbindet

Zwei Seglerinne in einem Regatta Wettbewerb

Denkt daran, wir sind weiterhin in unserer fiktiven Geschichte meines Romans um Stefanie Mansfield, die Office 365 im Unternehmen „Aegir“ einführt. Ein Hersteller qualitativ hochwertiger Outdoorbekleidung.

Diesmal geht es um Lucy und Gerald. Lucy ist für die Organisation des Fotoshootings, das Buchen der Models sowie des Fotografen verantwortlich. Außerdem begleitet sie das Aufnahmeteam zu den Shootings und koordiniert alles vor Ort. Ihr Kollege Gerald stellt am Ende mit den Aufnahmen aus dem Fotoshooting den Katalog zusammen.

Ausgangssituation

Gemeinsam entscheiden Lucy und Gerald, welches Thema für den Katalog der Saison vorherrscht. In Abstimmung mit den anderen Abteilungen, setzen sie die Schwerpunkte und besprechen wie sie welches Produkt am besten in Szene setzen können. Entsprechend dieser Ideen stellt Lucy alles zusammen. Doch wie das so ist, kommt häufig alles anders als geplant: Sie muss neue Entscheidungen treffen, auf veränderte Umstände reagieren. Das Wetter spielt nicht wie geplant mit oder das gewünschte Model fällt krankheitsbedingt aus. Am Ende bekommt Gerald einen Haufen Fotos und muss daraus den Katalog basteln. Dabei stellt er fest, dass er gerne die Jacke und eine andere Hose in dem selben Setting, mit demselben Licht als Foto hätte. Doch dafür ist es zu spät.

Die Beiden suchen nun eine Möglichkeit des Austauschs, wo Gerald in das Shooting eingreifen und seine Wünsche äußern kann, ohne selbst Vorort sein zu müssen.

Die Lösung für sie ist einfacher als zunächst gedacht. Nach jedem Tag stellt ihm Lucy die Aufnahmen zur Verfügung. Er sieht sie durch und gibt ihr Feedback was er noch braucht. Dabei kategorisiert er bereits seine Themengebiete, so dass er es am Ende leichter hat den Katalog für die Kunden zu erstellen. Außerdem wählen sie die Motive für die Werbung aus.

Doch wie bleiben die beiden in Verbindung?

Aus dem vorherigen Blogpost kennt ihr alle jetzt schon Groups. Lucy legt eine Gruppe für das Fotoshooting an. Unterwegs kann sie Nachrichten mit Gerald austauschen und in dem Notizbuch steht ihre Planung drin für alle Fotos zu den verschiedenen Themen sowie den unterschiedlichen Settings. Gerald lädt ihr in dem Dateienbereich der Gruppe die von ihm ausgewählten Fotos hoch.

Als nächstes lädt Lucy die Onedrive App für ihr iPhone herunter. Sie kann die Kamera ihres Smartphones für Onedrive freigeben und so direkt die Fotos von einer neuen Location für Gerald zur Verfügung stellen. Abends in ihrem Hotel lädt sie dann die Bilder für ihren Kollegen hoch. Nur die, die in die engere Auswahl kommen, schiebt Gerald dann in ihre Dateien in die Gruppe Fotoshooting. So sind sie beide immer auf dem Laufenden.

Für Dich kurz notiert:

• Hinter den Dateien für die Groups App steckt ebenfalls ein Onedrive. Auf den kannst du aber nicht über die Onedrive App zugreifen. Auch gibt es dort keine Freigabe oder die Möglichkeit eine Ordnerstruktur anzulegen.
• Mit der Onedrive App verbindest du dich mit deinem persönlichen Onedrive, den du über deinen Firmenaccount zur Verfügung gestellt bekommst. Hier sind Ordnerstrukturen möglich, die du sogar direkt in der App erstellen kannst.
• Grundsätzlich werden die gesamten Daten weder in der Groups App, noch in der Onedrive App heruntergeladen. Sonst bestünde die Gefahr, dass der Speicherplatz auf deinem Handy ruckzuck belegt ist. Es wird lediglich eine speicherarme Vorschau oder Info angezeigt.
• Klickst du auf ein Bild in der Group App wird es heruntergeladen, auch wenn du es dir zuvor schon mal angesehen hast. Mit anderen Worten du brauchst entweder eine Verbindung zu einem WLAN oder der Datenverkehr geht über deinen Smartphone Vertrag.
• Die Onedrive App kann mehrere persönliche Speicherplätze von dir verwalten.

Verwendete Technik:

• Persönlicher Onedrive
• Gruppen Onedrive
• Onedrive App
• Groups App
• Serverstruktur: Exchange Online und SharePoint Online
• Funktionalität abhängig vom Plan

Screenshots:

Lucy lädt die Bilder über ihren PC in den Onedrive hoch

Du kannst die Onedrive App mit deinem Liveaccount testen oder du erstellst dir einen Testaccount von deinem optimalen Office 365 Plan. Es wäre klasse, wenn du uns dort dann als deinen Partner einträgst, denn so erhalten wir eine kleine Provision von Microsoft und können darüber unseren Blog finanzieren.

Wenn du den Blogbeitrag über den Cloud Adventskalender 2016 liest, kannst du durch die Beantwortung der Frage meinen aktuellen Thriller: Im Netz der NSA – gewinnen. Na, Lust auf eine spannende und romantische Geschichte?

Wir sind ein Team

Klettern mit „Aegir“

Starten wir diesen Blogpost mit einer kleinen Textpassage aus dem Rohentwurf meines Romans: „Aus dem Schatten“, der im Frühjahr 2016 erscheinen wird. Kurz zum Setting: Stefanie, die bei Aegir Office 365 einführen soll, hat nach ihrem ersten Workshoptag beschlossen, die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz kennenlernen zu wollen. Dazu sollen sie sich ein Thema herauspicken, das ihnen besonders unter den Nägeln brennt. In diesem Fall handelt es sich um den Vertrieb. Während Claus, der Vertriebsleiter, vor Allem für die großen Ketten zuständig ist wie z.B. Globetrotter, liegt Sebastians Schwerpunkt bei den individuellen kleinen Outdoorläden, häufig inhabergeführt. Beide wollten den Gesprächstermin zusammen mit Stefanie machen.

»Interessant. Kommen wir zu euch Zweien, ihr wolltet den Termin zusammen mit mir machen. Warum?«

»Unser Aufgabenbereich ist derselbe, nur der Kundenbereich unterscheidet sich. Doch uns geht es, wie schon gestern besprochen, um zwei wesentliche Aspekte. Der Erste ist eine verbesserte Kommunikation in der Abteilung in Bezug auf den internen und externen Vertrieb, damit einhergehend die Pflege der Kundenbeziehung. Das Zweite ist die Koordination der Termine. Wir sind so viel unterwegs, dass es schwer ist, einen gemeinsamen Tag zu finden, wo wir die Strategie besprechen können. Das ist etwas, dass kontinuierlicher stattfinden soll, vielleicht auch ohne, dass wir uns persönlich sehen.«

»Dir ist klar, dass es schwierig ist, eine Kultur, die bisher aus einem Büro mit persönlichen Kontakten bestand in eine Digitale zu überführen?«

Claus schmunzelte. »Du bist keine besonders geschickte Vertrieblerin. Statt auf die positiven Möglichkeiten hinzuweisen, steigst du direkt mit Bedenken ein.«

Sebastian lachte. Stefanie zog die Nase kraus und rieb mit den Fingern darüber. Sie kannte ihre Schwäche nur zu gut.

»Mir ist es lieber, wir diskutieren offen, welche Möglichkeiten ihr seht, anstatt euch voller Euphorie von den Funktionen vorzuschwärmen, in dem Bewusstsein, dass die Mitarbeiter entscheiden, ob es am Ende genutzt wird oder nicht. Aber schauen wir uns erst einmal an, wie ihr bisher eure Aufgaben erledigt. Ich stelle meine Fragen und in den nächsten Tagen, versuchen wir herauszuarbeiten, was sich bei euch umsetzen lässt und was die Mitarbeiter motivieren kann, mit diesen Schritt mit euch zu gehen.«

»Du meinst, wenn es ein Vorteil gibt, der direkt spürbar ist und etwas das bisher zu Problemen geführt hat, jetzt funktioniert?«

»Ja, genau so, Sebastian. Positive Erlebnisse erhöhen allgemein die Bereitschaft, etwas zu verändern.«

Die nächsten eineinhalb Stunden sah sie sich die Arbeitsweise an und warf einen Blick auf die bisher eingesetzten Tools für den Vertrieb mit den Möglichkeiten, die sie boten.

Wichtige Anmerkung: Denkt bitte daran, das hier ist eine fiktive Geschichte, auch wenn sie für mich beim Schreiben immer sehr real ist. Der Auszug ist weder lektoriert noch korrigiert, die Wahrscheinlichkeit, dass ihr ihn in dem Roman später so wiederfindet also verschwindend gering.

Ausgangssituation:

Die Vertriebler von Aegir sind viel unterwegs. Ein Austausch innerhalb der Niederlassungen in den verschiedenen Ländern soll regelmäßig erfolgen. Auch wenn sich die Strategie für ein Land auf ein Anderes nicht einfach so übertragen lässt weil deren Kultur sowie Mentalität unterschiedlich sind, öffnet der interkulturelle Austausch neue Horizonte. Selbst innerhalb Deutschlands fühlen sich die Vertriebler oft als Einzelkämpfer und da nutzt auch die Kommunikationsinsel in der Mitte des Vertriebs nichts, denn nur selten treffen sich die Kollegen persönlich in den Büros.

Sebastian ist im Ruhrgebiet unterwegs, um in den Outdoorläden die neue Kollektion von Aegir vorzustellen. Auf seinem Handy hat er die App Groups installiert. Er bekommt eine Mitteilung von seinem Kollegen, dass er die Präsentation für die Kollektion 2016 überarbeitet hat. Als er bei dem Kunden ankommt, checkt er kurz noch das Notizbuch, da er sehen möchte, ob es zu der neuen Präsentation auch noch neue Informationen gibt. So ist er bestens für seinen Termin vorbereitet. Damit er in Zukunft die monatlichen virtuellen Vertriebsmeetings nicht verpasst, übernimmt er den Termin aus dem Gruppenkalender in seinen eigenen.

Wie macht Sebastian das alles?

Auf seinem iPhone hat sich Sebastian die App Groups heruntergeladen und mit seinem Firmenaccount verknüpft. Nachdem er sich mit seinem Office 365 Firmenkonto angemeldet hat, findet er in der Übersicht alle Gruppen in denen er Mitglied ist. Er kann zudem auch neuen öffentlichen Gruppen beitreten, die er über die Suche gefunden hat. Je nach Einstellung, entscheidet er für jede Gruppe ob er Mitteilungen als Push-Nachricht erhalten möchte oder ob es ihm reicht sie in seinem Eingang zu sehen. Dank der App hat er Zugriff auf die Dateien der Gruppe und auch auf das Notizbuch. Je nach Konfiguration kann er das Notizbuch auch mit seiner OneNote App auf dem Handy synchronisieren.

Für dich kurz notiert:

• Derzeit ist es nur möglich einen Firmenaccount über die Group-App zu managen
• Es gibt bisher leider keine gemeinsamen Kontakte -> Bitte dieses Feature bei Uservoice für die App eingeben oder dafür stimmen
• Das Notizbuch der Gruppe lässt sich mit der OneNote App verbinden und wenn du dann auf das Notizbuch in der Groups App klickst wirst du dorthin geleitet. Möchtest du das nicht, wirst du auf die SharePoint Seite deiner Gruppe weitergeleitet
• Innerhalb der App findest du auch die Dateien deiner Gruppe
• Über Powershell kann die Verwendung der Group App für einen Benutzer oder auch das gesamte Unternehmen gesperrt sein.

Verwendete Technik:

• Groups App für das iPhone
• Verfügbar für alle Office 365 Pläne Business — Enterprise eventuell nicht Business Essential
• Outlook 2016 und OWA
• OneNote
• Onedrive
• Serverstruktur: Exchange Online
• Funktionalitäten abhängig vom Plan

Du möchtest Groups verwenden? Dann schau doch einfach in deinem Outlook Client nach, ob dir diese Funktion angeboten wird. Allerdings gilt das nur für Clientanwendungen, die mit Exchange Online verbunden sind, nicht für Exchange On-Premise. Dir steht die Funktion nicht zur Verfügung, aber du möchtest sie dennoch mal testen? Dann erstelle dir doch einen Testaccount von deinem optimalen Office 365 Plan. Und denke bitte daran uns dort als Partner einzutragen, denn so erhalten wir eine kleine Provision von Microsoft und können darüber unseren Blog finanzieren.

Wenn du den Blogbeitrag über den Cloud Adventskalender 2016 liest, kannst du durch die Beantwortung der Frage meinen aktuellen Thriller: Im Netz der NSA – gewinnen. Na? Worauf wartest du noch?

Screenshots:

Videointerview mit Christoph Fiessinger zu den Themen Yammer & Groups

Auf der Microsoft Ignite 2015 in Chicago im Mai , hatte ich die Gelegenheit mit Christoph Fiessinger zu sprechen. Christoph ist Product Manager Office im Marketing Team. Ich kenne ihn vor Allem aus zwei zuvor ausgeübten anderen Rollen, nämlich als Technical Product Manager für Yammer und Managing Office 365 Groups. Im ersten Teil des Interviews unterhielten wir uns über Yammer.

Mich beschäftigte die Frage, wie Microsoft es geschafft hat, in so kurzer Zeit, das Produkt in seine Welt zu integrieren. Dazu müsst ihr wissen, dass Yammer erst 2012 von Microsoft aufgekauft wurde. Christoph führt das insbesondere auf die gemeinsamen Anstrengungen der verschiedenen Teams bei Office zurück. So lag es nicht nur im Aufgabenbereich der Yammer Manager, die Integration voranzutreiben, sondern auch an anderen Teams wie z.B. dem Azure Team beim Thema Identity, welches den Eingliederungsprozess aktiv unterstützt hat. Eben weil alle an einem Strang gezogen haben, funktionierte die Integration so schnell.

Was bringt Yammer zu Office 365 und wo profitiert Yammer von Office 365?

Yammer war ein bekanntes Unternehmensnetzwerk, sozusagen eine Art Facebook für Unternehmen. Es brachte die Gedanken: Arbeiten wie ein Netzwerk, offenes Arbeiten, Teilen von Wissen und den Austausch in die Unternehmen rein. Vor Allem junge Unternehmen und Startups wendeten Yammer an.  Genial auch, dass es für jede Betriebsplattform (Microsoft, iOS, Android) direkt eine App mitbrachte. Yammer basiert auf einer einfachen Anwendung. Ich eröffne eine Gruppe, lade Personen ein und starte die Zusammenarbeit. Jeder, den das Thema interessiert, tritt der Gruppe bei und kann sich so an den Gesprächen beteiligen. All das kann inzwischen jeder, der einen entsprechenden Office 365 Plan besitzt, für sich und sein Unternehmen nutzen.

Office 365 auf der anderen Seite, brachte ein besseres System zum gemeinsamen Datenaustausch mit Onedrive nach Yammer, genauso Instant Messaging. Yammer kann auf SharePoint Teamseiten integriert werden und ich sehe dort denselben Informationstrom, wie wenn ich mich in der entsprechenden Gruppe auf Yammer befinde. Delve, das Dashboard, das mir die für mich interessanten Informationen nach vorne bringt, was es über den Office Graph, durch meine Arbeit lernt, bringt nicht nur die Dokumente hoch, sondern auch die entsprechenden Diskussionen auf Yammer, die für mich relevant sind. So profitieren beide Systeme voneinander.

Welche Vision steckt hinter den Groups?

Anfangs verstand ich überhaupt nicht, was das Office Team mit den Groups in Outlook veranstalten wollte. Je mehr ich mich damit beschäftige, desto spannender wurde das Thema. Wenn ich eine Gruppe in Outlook anlege, kann ich entscheiden, ob es eine private oder eine offene Gruppe ist, der jeder beitreten kann. Genau das kommt von Yammer. Ich kann direkt miteinander kommunizieren, bekomme eine E-Mail Adresse für die Gruppe. Es wird ein gemeinsamer Kalender angelegt und ich erhalte einen Ablageplatz für die benötigten Dokumente. Alles ohne, dass ich irgendetwas machen muss. Das System versendet auch automatisch eine E-Mail als Einladung für die Gruppenmitglieder, die erste Informationen beinhaltet; was eine Gruppe ist und wofür ich sie brauche. Jeder Benutzer kann Gruppen anlegen und so schnell für ein Team einen gemeinsamen virtuellen Arbeitsplatz schaffen.

Hier ein paar Screenshots aus meinem Office 365 SMB Plan:

Die Produktgruppe beschreibt die Vision in dem Blogpost: The Rise of Dynamic Teams.

Hier jetzt das Interview mit Christoph – es war etwas windig am Michigan See:

The latest on Office 365 Groups

What are Office 365 Groups?

von Christoph Fiessinger Microsoft – richtig tolle Zusammenfassung mit vielen Links für mehr Informationen

Quelle: The latest on Office 365 Groups

Himmlische-IT Podcast Folge 39: The Vision of Ignite

Podcast: Play in new window | Download (Duration: 1:00:53 — 83.8MB)

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Lange habt ihr auf den neuen Podcast warten müssen. Der Grund, Carsten und ich waren so viel viel unterwegs, dass wir keinen gemeinsamen Abend fanden, wo wir einen Podcast machen konnten. Das er etwas länger geworden ist, lag aber dann eher an unserer Begeisterung, was wir alles auf der Microsoft Ignite in Chicago sahen und hörten. Ein paar wenige Infos können wir nicht teilen, nur so viel es kommen weitere geniale, innovative Funktionen raus.

Doch worüber unterhalten wir uns in diesem Podcast?

• Unser genereller Eindruck von der Ignite. Warum sich der Aufwand lohnt, obwohl die Sessions keine 24 später Online im Internet zur Verfügung stehen
• Sway, Office Graph, Delve, Groups, Hello, NextGen (Next Generation)  Portals, Information Management und Azure Stack – stehen im Fokus von unserem Podcast

Wir hatten die Gelegenheit einige spannende Interviews zu machen. Meine Interviewpartner waren Christophe Fiessinger, mit dem ich über Yammer und Groups sprach, David M. Alexander mit dem ich mich begeistert über Sway unterhielt und Mark Minasi mit dem ich über die letzten 30 Jahre der Entwicklung in der IT philosophierte. Ein Weiteres gibt es, doch da warte ich zur Zeit noch auf die Freigabe.

So ganz verstand ich die Begeisterung von Carsten mit Azure Stack zu anfangs nicht. Im Laufe unseres Podcasts wurde mir dann bewusst, was das exakt bedeutet. Wir gehen zwar technisch nicht in die Tiefe bei dem Podcast (das holt Carsten dann im Microsoft Virtualisierungs Podcast nach), doch erklären was daran so speziell ist. Mir fallen ganz viele Szenarien ein, wo das für Unternehmen interessant sein kann. Aber hört es Euch doch selber an. Ich denke, dass Azure in Zukunft häufiger im Himmlischen IT Podcast zum Thema wird.

P.S. Eine Korrektur zu Sway – es ist bei allen Plänen, die Onedrive enthalten, von Office 365 dabei.