Von SmB und Midsize Plan zu Office 365 business

Einige von unseren Kunden haben die Umstellung bereits hinter sich. Von einem Office 365 Small Business Plan wechselten Sie zu Office 365 Business Essential. Die Umstellung geschieht für alle Kunden, deren Plan nach dem 1. Oktober 2015 ausläuft automatisch. Ich selbst habe die Umstellung im Februar vor mir, so dass ich danach berichten kann, wie es für mich gewesen ist.

Kunden mit einem Office 365 Midsize Plan müssen sich Gedanken machen, ob Ihnen der Office 365 Business Premium reicht oder ob Sie mehr brauchen (Office 365 Enterprise E3) bzw. weniger (Office 365 Business Essential). Was gewinnen und was verlieren Sie bei dem automatischen Wechsel von Office 365 Midsize zu Office 365 Business Premium? Sie gewinnen Flexibilität, da der Business Premium Plan mit allen anderen Business Plänen und Enterprise Plänen kombinierbar ist. Der Kunden kann also frei entscheiden, was ein Mitarbeiter wirklich benötigt und kann so die Durchschnittskosten optimieren. Sie verlieren Funktionen aus dem Midsize Plan. Die Office Software: Access, Enterprise Voice für Lync, die Gruppenrichtlininen und Applikations Telemetry sowie die Excel BI Funktionen Power Pivot, PowerQuery und PowerView.

Das hört sich im ersten Moment dramatischer an, als es ist. Wer diese Funktionen bei bestimmten Benutzern benötigt, kann diese auf  den Office 365 E3 Plan umstellen und durch die flexible Kombinierbarkeit, lässt er die anderen Benutzer auf die preislich günstigere Varianten, von dem Office 365 Business Premium Plan oder sogar Essential. Die Frage ist halt, benutze ich eine der Funktionen oder nicht.

Nehmen wir uns mal ein konkretes Beispiel von 30 Benutzern, die ursprünglich alle eine Office 365 Midsize Plan hatten. Die monatlichen netto Kosten: 12,30 Euro x 30 Benutzer = 369,- Euro monatlich. Der Kunde wechselt komplett in den Office 365 Business Premium Plan, weil er die geänderten Funktionen nie benötigt hat: 9,60 Euro x 30 Benutzer = 288,- Euro monatlich. Eine Ersparnis von 81,- Euro pro Monat. Der Kunde benötigt für die Geschäftsleitung, Buchhaltung und Personalwesen (6 Personen) die Gruppenrichtlinien in Exchange und die BI Funktionen in Excel: 9,60 Euro x 24 Benutzer + 18,20 Euro x 6 Benutzer = 339,60 Euro pro Monat. Mit anderen Worten der Breakeven, wenn wir von 30 Benutzern ausgehen liegt bei 9 Benutzern, die die erweiterten Funktionen benötigen. Erst bei 10 Benutzern, liegen wir über den ursprünglichen Kosten.

Vorgehensweise für die Planänderungen.

Sie brauchen im Moment nichts zu machen. Erst wenn ihr Plan ausläuft, ändert sich ihr Plan automatisch. Möchten Sie auf eine andere Varianten wechseln, als vorgesehen (Office 365 Small Business wird auf Office 365 Business Essential geändert, Office 365 Small Business Premium sowie Office 365 Midsize wird auf Office 365 Business Premium geändert), dann kaufen Sie die anderen benötigen Lizenzen, weisen diese den Benutzern zu und kündigen entsprechen die nicht mehr benötigten Lizenzen.

Links zu wichtigen Ressourcen:

Kerstin Rachfahl
 

Kerstin Rachfahl ist Internationale Betriebswirtin (IBS) und eine der geschäftsführenden Gesellschafter der Rachfahl IT-Solutions GmbH. Sie ist für den kaufmännischen Bereich des Unternehmens verantwortlich. Ihre Themen in den Blogs sind Cloud Computing und Microsoft Lizenzierung.

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