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Office 365–Journaling mit MailStore einrichten

Die zentrale Archivierung von E-Mails aus Exchange Online Office 365 bietet Unternehmen den Vorteil, dass alle E-Mails zusätzlich lokal im Unternehmen und somit unter eigener Kontrolle verfügbar sind. Zusammen mit den historischen E-Mails kann so ein vollständiges E-Mail-Archiv gebildet werden, das die Sicherheit der Daten dauerhaft sicherstellt.

In älteren Artikeln habe ich das Vorgehen bereits mit älteren Office365 Versionen dokumentiert (https://www.himmlische-it.de/news/mailstore-an-office-365-anbinden/).

Zunächst benötigen Sie ein weiteres E-Mail Konto außerhalb von Office365.

In meinem Fall habe ich ein outlook.com  Konto mit POP3 verwendet. Sie können natürlich ein anderes Konto mit POP3 oder IMAP verwenden. Zu beachten ist, dass der Anbieter des Postfachs den X-MS-Journal-Report Header nicht aus den Journal E-Mails entfernt.

Im Dashboard von Outlook.com Konto müssen Sie zunächst den POP Zugriff aktiveren, dazu werden unter Optionen die weiteren POP Einstellungen geöffnet.

2014-04-17 15_24_16-Outlook.com

Setzen Sie den ““Haken” bei E-Mails abrufen (inkl. POP) auf “Aktiviert”, sowie “Die Einstellungen des Gerätes oder der App anwenden…”damit das Postfach nicht vollläuft.

2014-04-17 15_24_48-Outlook.com

Im nächsten Schritt muss MailStore auf einem Rechner installiert werden. In unseren Fall verwende ich einen separaten Windows Server 2012R2.

2014-04-17 15_41_49-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Die Installation von MailStore ist einfach gehalten, erst nach erfolgreicher Installationen wird Mailstore auf Ihre Infrastruktur angepasst.

Nachdem die Installation beendet ist können Sie sich in der “Mail Store Client” anmelden. 2014-04-17 15_50_41-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Unter “Storage –> Speicherorte” wird der Speicherort des Archives festgelegt. Aus Testzwecken belasse ich den Pfad des Archivspeichers auf dem Standard Speicherort (C:\MailArchive). In Ihrer Live Umgebung sollten Sie diesen anpassen.

2014-04-17 15_52_43-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Im nächsten Schritt muss Journaling im Office365 Dashboard aktiviert werden. Dazu wird die Exchange Online Console geöffnet…

2014-04-17 15_58_33-Übersicht - Internet Explorer

Unter “Verwaltung der Richtlinientreue –> Journalregeln” kann eine neue Regel für Journaling angelegt werden.

2014-04-17 15_59_05-Journalregeln - Microsoft Exchange - Internet Explorer

In unseren Beispiel lege ich eine Regel für mich an, alle ein und ausgehen Nachrichten werden an journal-rachfahl [at] outlook. com versendet.

2014-04-17 16_00_33-Journalregel - Internet Explorer

Falls Sie beim Speichern eine Fehlermeldung bekommen, muss zunächst via Powershell der
“set-transportconfig” Befehl ausgeführt werden, dazu gehen Sie wie folgt vor:

$cred = Get-Credential
$session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri
https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic –AllowRedirection
$importresults = Import-PSSession $session

set-transportconfig -JournalingReportNdrTo journal-rachfah [at ]outlook.de

image
Im MailStore müssen anschließend Benutzer mit deren E-Mail Adresse angelegt werden, alternativ können Sie MailStore auch mit ihrer Active Directory Verknüpfen.

2014-04-17 16_03_15-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

2014-04-17 16_04_07-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Nachdem die User angelegt sind, wird unter “E-Mails archivieren” ein neues Profil angelegt.

2014-04-17 16_04_28-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Für Journaling benötigen Sie ein Microsoft Exchange Profil mit Journaling.

2014-04-17 16_04_36-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Zum Schluss müssen Sie Serverdaten angeben, damit das Postfach nicht vollläuft sollten “E-Mails in Postfach löschen” aktiviert werden. Des Weiteren können unbekannte Adresse ebenfalls archiviert werden.

2014-04-17 16_06_21-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Nach dem Speichern des Profils sende ich aus Testzwecken eine Mail an mein Office365 Konto und beginne mit der Archivierung.

2014-04-17 16_07_54-

2014-04-17 16_07_00-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

Unter meinem Archiv erstellt MailStore automatisiert einen “Journal Incoming” Ordner, darunter erscheinen die Archivierten E-Mails.

2014-04-17 16_09_17-_vMailStore_ auf _Z230NK_ - Verbindung mit virtuellen Computern

In Mail Store können Sie des Weiteren verschiedene Profile sowie Task mit unterschiedlichen Zeitintervallen anlegen damit die Archivierung automatisiert durchgeführt wird. Mit hilfe von MailStore können Sie so einfach Ihre Mails zentral im Unternehmen GDPdU Konform archivieren.

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Stefan - 23. Januar 2017

Hallo Nils,

danke für deinen Betirag. Hat mir sehr geholfen. Hast du im Betrieb bemerkt, dass die Journalregeln nicht jede E-Mali erwischt? Wir haben hier User, die umgehend nach dem Eingang einer e-Mail, diese löschen. Häufig finden wir diese Mail dann auch nicht im Archiv. Hast du hierzu eine Idee?

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