Office 365–Disclaimer zentral einrichten und verwalten

Einige User fragten ob es im Office365 die Möglichkeit gibt zentrale Disclaimer unter Ihre externen
E-Mails zu hängen damit die User nicht selber Ihre Signaturen im Outlook oder OWA verwalten.
Office 365 bietet Transport Rules um z.B. Disclaimer Zentral einzurichten und zu verwalten. Die Einrichtung einer zentralen Lösung bietet den Vorteil das alle Signaturen/ Disclaimer einheitlich aussehen und zentral angepasst werden können.

Um Transport Rules anzulegen melden Sie sich zunächst als Administrator im Office 365 Dashboard an.

Unter Administrator –> Exchange gelangen Sie ins ECP.

Im Exchange Admin Center können Sie unter Nachrichtenfluss –> Regeln weitere Transport Regeln hinzufügen.

Empfängerstandort wählen Sie “Außerhalb der Organisation” aus.

Den Text für den Haftungsausschluss können Sie selbst definieren. Des Weiteren können Sie verschiedene Variablen aus den Benutzer Details auslesen z.B. Telefonnummer, E-Mail Adresse, Strasse etc.

Der Haftungsausschluss könnte z.B. wie folgt aussehen:

Die Details für die Variablen hinterlegen Sie in den Benutzer “Eigenschaften – Weitere Details”

Mit diesen Schritten ist es Ihnen Möglich die Signaturen zentral für Ihre Benutzer anzulegen und verwalten.

Weitere Variablen und Infos finden Sie unter: http://help.outlook.com/en-us/140/ff852816.aspx