Office 365 – Transport Rules

In BPOS konnten Transport Rules nur umständlich über die Powershell erstellt werden, aber nun können Sie in Office 365 dank des Administrationsfeatures schnell implementiert werden. In der Vergangenheit beschrieb ich schon in einigen Artikeln, wie beispielsweise für BPOS,  Alternative Empfänger per Powershell eingetragen werden. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einen Überblick in die E-Mail Steuerelemente von Office 365 geben.

Mit den Regeln oder auch Transport Rules genannt können Sie den Mailfluss innerhalb Ihrer Organisation steuern. Angenommen, Sie möchten die folgende Abschlussfloskel  (Signatur) für alle Nachrichten übernehmen (Wichtig, diese Feature stehen im P1-Plan NICHT zur Verfügung):

In diesem Fall erstellen Sie einfach eine Regel, die für alle Nachrichten gilt. Anschließend legen Sie fest, dass dieser Haftungsausschluss auf allen Nachrichten angewandt werden soll.

Des Weiteren werden auch Posteingangsregeln unterstützt. Hiermit können einzelne Benutzer ihre Posteingänge verwalten, indem z.B. eingehende E-Mails automatisch in Ordner sortiert oder die E-Mails beispielsweise nach Absender, Empfänger oder Wichtigkeit der Nachricht geordnet werden. Anwender ohne Administrationsrechte können die Regeln auch über den Outlook 2010 Client oder Outlook Web App erstellen.

Unter  Exchange-Administrationskonsole  > E-Mail-Steuerelemente > Regeln findet Sie schon vier vordefinierte Regeln (__closedcampusinbound, __closedcampusoutbound, __badwords, __antibullying), die weder geöffnet noch bearbeitet werden können. Diese sogenannten Aufsichtsrichtlinien können lediglich aktiviert oder deaktiviert werden:

• Geschlossener Campus: Benutzer können nur E-Mails innerhalb der Organisation empfangen und versenden.
• __closedcampusinbound
• __closedcampusoutbound
• Schimpfwörter: Emails die vulgäre Ausdrücke erhalten können nicht gesendet oder empfangen werden.
• __badwords
• Antimobbing: Sie verhindern das ein Angreifer E-Mails an bestimmte Schüler sendet indem Sie die E-Mail-Adresse des Angreifers als Eintrag in der Aufsichtsliste eines Schülers hinzufügen.
• __antibullying

Da ich immer wieder gefragt werde wie alternative Empfänger bereitgestellt werden, möchte ich dieses in einem Beispiel einmal demonstrieren.

Bei einer “Neuen Regel” wird ein Überblick der möglichen Regeln angezeigt.

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  Nun setze ich die Regel wie folgt zusammen: “Wenn” Person “Kappen Nils” eine E-Mail empfängt, “Gehen Sie folgendermaßen vor” BCC an Nils Kappen

  

  Dank dieser Regel werden alle eingehenden Mails die an Kappen Nils

  (nils.kappen[at]himmlische-it.de) gesendet werden automatisch als BCC an Nils Kappen

  (n.kappen[at]himmlische-it.de) gesendet. Die Ausnahme zeigt an, dass diese Regel nicht greift, wenn in der ankommenden Mail bereits Nils Kappen enthalten ist.

  

  Mit dieser Regel können auch E-Mails an externe Adressen gesendet werden wenn Sie diese vorher als Kontakt angelegt haben.