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Office 365 – Einrichten eines freigegebenen Postfachs

Bei einem freigegebenen Postfach handelt es sich um eine Mailbox auf die mehrere Benutzer Zugriff haben. Das Postfach ermöglicht es einer Gruppe von Benutzern,
E-Mails in einem allgemeinen Postfach anzuzeigen und zu senden. Des Weiteren bietet sich die Möglichkeit, einen gemeinsamen Kalender zu pflegen und Termine zu planen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie ein freigegebenes Postfach einrichten und in Outlook einbinden.

Im ersten Schritt wird die PowerShell benötigt. Nachdem Sie diese installiert haben muss diese als Administrator ausgeführt werden.

Als erstes geben wir nun einer Variablen unsere Login Daten, mit dem Befehl:

  • $cred = Get-Credential

Nun öffnet sich eine Eingabemaske, hier werden unsere Office 365 Anmeldedaten hinterlegt.

Als nächstes verbinden wir uns mit Office 365 und melden uns dort an.

  • $session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic –AllowRedirection 

image

Jetzt können wir die PowerShell Befehle von unseren Client nach Office 365 übertragen. Hierzu müssen wir zunächst eine Policy deaktivieren.

  • Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy unrestricted

Die Eingabe muss mit “J” bestätigt werden.

Jetzt können die Befehle importiert werden:

  • $importresults = Import-PSSession $session

SNAGHTML1607733f[9]Anschließend wird die Policy wieder aktiviert mit:

  • Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy restricted

Die Eingabe muss mit “J” bestätigt werden.

 

Jetzt wird das freigegebene Postfach erstellt mit:

Bedeutungen

– Name = Der Name, welcher in Office365 angezeigt wird

– Alias = in diesem Fall wäre es im Nachhinein folgende Adresse: shared@himmlischeit.onmicrosoft.com

– primarysmtp = primäre Email Adresse. (hier muss natürlich eine gültige Domäne hinter dem @ kommen)

SNAGHTML15297e33

 

Das Postfach sollte nun in Ihrer Organisation auftauchen.

image

 

Ist das Postfach korrekt angelegt kann eine neue Verteilergruppe erstellt werden. Dazu wird in die “Organisationsverwaltung” gewechselt und unter “Benutzer und Gruppen” die “Verteilergruppen” geöffnet. Hier kann nun natürlich nicht die gleiche E-Mail Adresse verwendet werden, was aber nicht schlimm ist, da wir später mit der Mailadresse von Shared Mailbox arbeiten. Man kann z.B. die gleiche Mailadresse verwenden mit einer 2 dahinter.

SNAGHTML152a20d7

Haken bei Sicherheitsgruppe setzen

image

Nun werden die Mitglieder hinzugefügt die Zugriff auf das freigegeben Postfach bekommen sollen.

image

Bei Bedarf können auch weitere Gruppen “Besitzer” hinzugefügt werden

image

Zu beachten ist, dass nach dem Speichern die Mitgliedschaft geschlossen ist. Jetzt können nur noch die “Gruppenbesitzer” (in meinem Fall Nils Kappen) Mitglieder hinzufügen oder entfernen.

Jetzt werden der Gruppe “FullAccess” Berechtigungen zugewiesen mit:

  • Add-MailboxPermission “Informationen” -User Informationen-HimmlischeIT -AccessRights FullAccess

“Informationen” ist hier also die Mailbox, “Informationen-HimmlischeIT” ist die Gruppe, wie oben in den Scrennshots zu erkennen.

SNAGHTML1534f2d5

Und nun die Berechtigung “SendAs” zuweisen mit:

  • Add-RecipientPermission “Informationen” -Trustee Informationen-HimmlischeIT -AccessRights SendAs

 

Nun kann auch schon über OWA das Info Postfach geöffnet werden, wie im Screenshot zu sehen.
Im folgenden tippt man das neue Postfach im Feld ein und klickt auf öffnen. (‘Das Postfach der Box muss geöffnet werden, nicht der Gruppe)

Darüber können Sie nun ganz normal wie mit Ihrer eigenen Mailbox arbeiten.

image

 

Auch im Outlook kann es eingebunden werden.

Jetzt wird das Postfach geöffnet

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Namen des freigegeben Postfach eintragen und mit “OK” bestätigen.image

 

SNAGHTML160146d2

Jetzt können mehrere Benutzer diesen Kalender verwalten und pflegen, genau das selbe vorgehen könnte mir dem Posteingang oder den Kontakten wiederholt werden.

admin
 

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iven - 28. September 2011

wenn man aus diese weise macht, löst dies auch das problem, das wenn man von einem anderen postfach aus sendent immer steht: im auftrag von…. ?

Reply
Nils Kappen - 28. September 2011

Hallo Iven,
ja das Problem wird dadurch auch gelöst.

Reply
Andi - 3. Oktober 2011

Danke für den Beitrag – sowie auch die anderen von dir auf die ich bislang beim Thema office365 gestossen bin 😉

Reply
linda - 11. Oktober 2011

Hi Nils

Ich möchte mich auch für den Beitrag bedanken, hat super funktioniert.

Weisst du vielleicht ob das geht?

Wenn man die E-Mails nun von solch einem Postfach versendet, bleiben die Mails jedoch noch immer im Persönlichen Postausgang.

Wäre toll, wenn dies jedoch im Freigegeben “Gesendete Elemente” landen würde.

Danke Grüsse Linda

Reply
Nils Kappen - 11. Oktober 2011

Hallo Linda,
ich denke das wird nicht funktionieren. Man könnte die Mails nur nachträglich verschieben.

Oder….

Je nach Plan könnte man vielleicht ein Workaround Lösung mit Transport Rules und Outlook Regeln entwicklen, das ist aber eher umständlich für mehre Benutzer- 😉

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Dieter - 12. Oktober 2011

Hallo Nils,
habe es auch ausprobiert und funktioniert nur teilweise. Kalender, Kontakte und Aufgaben kann man freigeben und z.B. lokal in Outlook einbinden. Mit dem Postfach selber geht es nicht. Ich kann den z. B. den Posteingangsorder über “Öffnen/Ordener eines anderen Benutzers” einsehen und die Mails darin lesen. Es bleibt aber nicht dauerhaft verbunden. Wenn ich auf irgendeinen Ordner klicke ist die Ansicht des Postfaches der Shared Mailbox weg. Ist es möglich das Postfach der Shared Mailbox dauerhaft lokal in Qutlook zu verknüpfen?.
Gruß
Dieter

Reply
Nils Kappen - 12. Oktober 2011

Hallo Dieter,
Sie können das Postfach dauerhaft einbinden indem Sie in der Systemsteuerung -> Benutzerkonten -> E-Mail -> E-Mail Konten -> Konto wählen -> Weitere Einstellungen -> Erweitert -> Hier fügen Sie nun die SharedMailbox hinzu.

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Dieter - 12. Oktober 2011

Hallo Nils,
vielen Dank für die schnelle und korrekte Antwort!!!!!!!
Gruß
Dieter

Reply
Dieter - 13. Oktober 2011

Hallo Nils,
eins ist mir noch nicht klar, wie wurde die Verteilergruppe mit dem „Freigegebenen Postfach“ verknüpft? Wenn ich jetzt ein zusätzliches freigegebenes Postfach erstelle und die selbe oder eine andere Verteilergruppe dafür verwenden möchte, wie kann diese Zuordnung herstellen.
Gruß
Dieter

Reply
Dieter - 13. Oktober 2011

Mit dem Befehl “Add-MailboxPermission”, hab ich doch glatt übersehen 🙂

Reply
Soren - 22. November 2011

Hallo,

ich habe es wie beschrieben durchgeführt. Leider habe ich beim Öffnen des Postfachs keine Berechtigungen. Obwohl ich als Miglied eingetragen bin.

LG

Soren

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Felix Leber - 22. November 2011

Hallo,

was genau meinen Sie mit “beim Öffnen”? Es kann ein wenig dauern, bis die gesetzten Einstellungen per Powershell greifen ( laut Gefühl musste ich manchmal Stunden warten )

Allerdings kann ich versichern, dass die Anleitung funktioniert, da ich es immer in dieser Reihenfolge mache.

Gruß, Felix

Reply
Soren - 22. November 2011

Hallo,

ich meine wenn ich versuche das freigegbene Postfach im OWA oder Outlook zu öffnen bekomme ich die Meldung ich hätte nicht die dazu notwendigen Rechte. Obwohl ich als Miglied eingetragen bin. Vll. sollte ich noch etwas warten.

LG Soren

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iTester - 21. Januar 2012

Hallo,
ich bekomme beim vergeben der Berechtigung “SendAs” eine Fehlermeldung:

Der Vorgang konnte nicht ausgeführt werden, weil ‘Forummail’ vielen Einträgen entspricht.
+CategoryInfo: NotSpecified: (0:Int32) [Add-RecipientPermission], ManagementObjectAmbiguousException
+FullyQualifiedErrorId :DBE63D79,Microsoft.Exchange.Management.RecipientPermission.AddRecipientPermission

Warum geht das bei mir nicht?
Der Befehl vorrher hat ohne probleme geklappt.

Danke für den hinweis…

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Gaetan Hartmann - 23. Januar 2012

Danke für den super Eintrag.

Nur beim einbinden des Posteingang im lokalen Outlook wird diese zwar geöffnet aber nicht in den Ordner Baum ein gebunden !? vielleicht gibts ja noch nen Tipp woran das liegen können.

Dank vorag Hartmann

Reply
Nils Kappen - 24. Januar 2012

Sie können das Postfach dauerhaft einbinden indem Sie in der Systemsteuerung -> Benutzerkonten -> E-Mail -> E-Mail Konten -> Konto wählen -> Weitere Einstellungen -> Erweitert -> Hier fügen Sie nun die SharedMailbox hinzu.

Reply
Gaetan Hartmann - 20. Februar 2012

Hallo Herr Kappen,
vielen Dank für die super Hilferstellung das hat mein Problem gelöst.

Hier der genaue Weg unter Office 2010
Systemsteuerung > E-Mail > E-Mail Konten> Datendateien > Konto wählen > Einstellungen… > Erweitert -> Hier fügen Sie nun die SharedMailbox hinzu.

Beste Grüße Hartmann

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Björn - 9. April 2012

Hallo,

ich habe eine Shared Mailbox eingerichtet, so wie oben beschrieben. Kann ich diese Mailbox nun auch auf meinem Windows Phone 7 abrufen? Wenn ja wie?

Gruß
Björn

Reply
Nils Kappen - 10. April 2012

Hallo Björn,
eine Shared Mailbox lässt sich nicht wie ein gewohntes Exchange Konto im WP7 anbinden.
Eine Lösung wäre die Seite via OWA aufzurufen oder eine Transport Rule zu definieren.

Gruß Nils

Reply
Björn - 10. April 2012

Hallo Nils,

danke für die Antwort. Wäre es mit den Transport Rules auch möglich, dass andere Mitarbeiter, die Zugriff auf das Shared Postfach haben sehen ob und was auf E-Mails geantwortet wurde?

Gruß
Björn

Reply
Nils Kappen - 10. April 2012

Hallo Björn,

eine dementsprechene Transport Rule kann für jeden User angelegt werden.
Es wird allerdings nicht angezeigt ob und welcher User auf diese Mail geantwortet hat.

Gruß Nils

Reply
Michael - 27. Juni 2012

Hallo,

habt ihr eine Lösung, so das man über die Verteilergruppe auch das AutoMapping nutzen kann? Bisher konnte ich es nur zum Laufen bringen, wenn ich die Benutzer direkt berechtige und nicht über die Gruppe. Das ist natürlich unschön…

Gruß Michael

Reply
Igor - 8. Juli 2012

Ich habe eine Frage:

Ich habe alles was in der o.g. Anleitung gemacht und die SharedMailbox in meinem Outlook 2010 eingefügt.

Wie kann ich jetzt von Outlook von der hinzugefügten SharedMailbox E-Mails versenden?

Wenn ich auf “Neue E-Mail-Nachricht” in Outlook klicke, dann kann man normalerweise unter “Von” eine Liste mit E-Mail-Adressen zur Auswahl bekommen, von der man die neuerstellte E-Mail senden möchte auswählen. Die E-Mail-Adresse von der SharedMailbox ist nicht dabei.

Wie kann man also von der SharedMailbox E-Mails von Outlook senden?

(Ich bin als Besitzer und als MItglied für die SharedMailbox eingetragen.)

Für Ihre Hilfe vielen Dank!

Viele Grüße

Igor

Reply
Nils Kappen - 10. Juli 2012

Hallo Igor,
haben Sie im Outlook das “Von” Feld in den Optionen hinzugefügt?
Beim ersten mal nutzen der Shared Mailbox müssen Sie nur die E-Mail Adresse der Shared Mailbox eintragen und die E-Mail versenden. Beim wiederholten Senden soltle die Adresse sich automatisch hinzugefügt haben…

Reply
Bernd - 27. September 2012

Hallo,
danke für diese super Anleitung.
Weiß jemand, ob man den freigegebenen Kalender auch auf mobile Endgeräte bekommt? iPhone etc.

Beste Grüße

Bernd

Reply
Kerstin Rachfahl - 27. September 2012

Hallo Bernd,
derzeit funktioniert es nicht das freigegebene Kalender, Kontakte und Termine über die ActiveSync Schnittstelle zur Verfügung stehen. Diese Schnittstelle nutzen alle SmartPhones und das iPad (Oh Tabletts LOL). Nur die eigenen Kontakte, Kalender und Termine werden synchronisiert.
Lieber Gruß Kerstin

Reply
Tobias Schlechtendahl - 13. November 2012

Hallo,

warum kann man dieses Postfach nicht wie bei Outlook im OWA einbinden ? Der Wechsel zwischen 2 Postfächern ist doch recht nervig,.

LG

Reply
Stefan Fritz - 14. November 2012

Hallo

Eines würde mich noch Interessieren. Wenn ich die SharedMailbox unter OWA hinzufüge, wird sie Automatisch in Outlook 2010 eingerichtet, wenn ich mein Konto damit verbinde?
Fände ich persöhnlich noch eine sehr nützliche Funktion.
Danke und Liebe Grüße
Stefan

Reply
Nils Kappen - 20. November 2012

Hallo Stefan Fritz,Hallo Tobias Schlechtendahl,
nein Sie müssen die Shared Mailbox unabhängig vom OWA einbinden.
Dauerhaft funktioniert es wie folgt:
Systemsteuerung -> Benutzerkonten -> E-Mail -> E-Mail Konten -> Konto wählen -> Weitere Einstellungen -> Erweitert -> Hier fügen Sie die SharedMailbox hinzu.

Reply
Stefan Fritz - 21. November 2012

Scahde, wäre schön gewesen, wenn man in OWA es einbindet und Outlook es automatisch übernimmt.

Wenn irgendwann die Funktion kommen sollte die Zeit zu verstellen von POP und Imap konten, dann hat es sich erledigt.

Viele Grüße
Stefan

Reply
Semo - 27. Januar 2013

Hallo Zusammen,

Ich habe inzwischen zahlreiche Postfächer eingerichtet. Alles funktioniert super.

Aber: der Absender-Name der beim Empfänger der Email angezeigt wird entspricht immer dem Mailboxnamen oder Anzeigenamen (im oberen Beispiel “Informationen”.
Diesen Namen kann ich nur einmal vergeben.

Ich hätte nun aber gerne mehrere Postfächer die den Absendenamen “mein Unternehmen GmbH” tragen. Bspw. Die info@ , die “karriere@ usw.

Gibt es einen Befehl womit ich diesen Anzeigenamen unabhängig vom Postfachnamen vergeben kann?

Viele Grüße,
Semo

Reply
Kerstin Rachfahl - 11. Februar 2013

Hallo Semo,
sorry die Kommentare gingen bei uns in ein falsches Postfach, so dass ich diese erst heute gesehen habe. Der Mailboxnamen und Anzeigenamen muss nicht identisch sein. Aber jeder Name muss eindeutig sein. Ein freigegebenes Postfach ist da nicht die ideale Lösung, sondern eine shared Mailbox. Verzettle dich aber nicht in zu vielen Boxen, denn die müssen alle kontrolliert werden – siehe gerade bei uns selbst. Du kannst dann “im Namen” der shared Mailbox E-Mails versenden.
Trifft es das? Wenn nicht melde dich einfach bei uns. Denk nur daran, dass wir für unsere Leistung Geld nehmen 😉
Herzliche Grüße
Kerstin

Reply
Daniel Melanchthon [MSFT] - 11. März 2013

Hallo Nils,

ich schreibe gerade an einer umfassenden Anleitung, wie man das Senden mit mehreren Absenderadressen einrichten kann und bin auf Deinen Blogpost gestoßen. Kann ich Dir eine kleine Verbesserung empfehlen?

Das Starten der PowerShell muss nur einmalig mit administrativen Rechten erfolgen, um die Execution-Policy ändern zu können. Standardmäßig erlaubt Windows kein Ausführen von PowerShell-Skripten. Damit das mit Office 365 funktioniert, muss man die Execution-Policy nicht auf “unrestricted” setzen. Das ist zuviel des Guten. Es reicht hier “RemoteSigned”:
Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy RemoteSigned

Nach dieser einmaligen Änderung kann man auf diesem Windows-Rechner die PowerShell auch mit normalen Benutzerrechten starten, um Office 365 administrieren zu können.

Have fun!
Daniel

Reply
Kerstin Rachfahl - 15. März 2013

Hey Daniel,
natürlich kannst Du, sind ja auch schon ziemlich Alt die Posts 🙂 Übrigens war dein Lizenzvortrag heute super. Du schaffst es immer so schön Struktur in das Chaos zu bringen. Bis demnächst mal.
Lieber Gruß
Kerstin

Reply
Tobias - 23. März 2013

Hallo,

bei mir funktioniert das leider nicht. Wenn ich “Set-EcecutionPolicy ….. usw” eingebe bekomme ich in Rot eine Fehlermeldung:

ExecutionPolixy: Der Zugriff auf den Registrierungschlüssel “Verzeichnis…..\Microsoft.PowerShell” wurde verweigert.

In Zeile :1 Zeichen:1
+Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy RemoteSigned

FullyQualifiedErroId: System.UnauthorizedAccessExeption,Microsoft.PowerShell.Commands-SetExecutionPolicyCommand

Was tun? Viele Grüße

Reply
Nils Kappen - 25. März 2013

Hallo Tobias,
vermutlich wurde die PowerShell nicht als Administrator geöffnet.

Gruß, Nils

Reply
jupp25 - 27. März 2013

moin,

irgendwie versteh ich das alles nur halb und möcht mal was zum allgmeinverständnis fragen.

muss ich das alles auch machen wenn ich funktionsfähige eingebundene konten auf hosted exchange habe?
ich empfange mails von meinen konten im exchange postfach und kann auch über diese senden.
nur bekomme ich dieses “xxx.onmicrosoft.com im auftrag von test@meinedomain.de” nicht weg.

kann mir bitte jemand helfen, im zweifel kauf ich auch dienstleistung per fernwartung, ich bin völlig entnervt da noch weiter zu suchen.

Reply
Kerstin Rachfahl - 8. April 2013

Hallo Jupp25,
sorry ich war im Urlaub und habe deinen Kommentar erst jetzt gesehen. Es kommt darauf an mit welchem Plan du derzeit arbeitest, wie die Vorgehensweise genau ist. Mit den neuen Plänen kannst Du ja die Shared Mailbox neuerdings in der Dialogbox anlegen, was es mit den Berechtigungen, wer was darf einfacher macht. Wenn Du noch nicht frustriert bist, weil wir uns so spät gemeldet haben – ruf doch einfach bei uns an und vereinbare einen Termin mit Nils, dann könnt ihr euch das zusammen anschauen.
Vielleicht nochmal zum Verständnis. Eine shared Mailbox legst du an, wenn mehrere Personen im Namen der Mailbox versenden sollen und diese gemeinsam Zugriff auf die E-Mails haben sollen, weil Sie als Team die Aufgaben aus der Mailbox gemeinsam bearbeiten. Beispiel einkauf@rachfahl.de, dort kommt alle Korrespondenz zu unseren Einkäufen an. Die Mitarbeiter die die Einkäufe bearbeiten bekommen jetzt nicht jeder eine E-Mail, sondern integrieren das Postfach in ihren Outlook Account. Wenn einer von Ihnen eine E-Mail bearbeitet kann er das nun Kennzeichnen und so arbeiten Sie die Aufgaben in der Mailbox Stück für Stück ab.
Möchtest Du nur jemanden Zugriff auf dein Postfach geben, damit er für dich Korrespondenz erledigen kann z.B. ein Assistent, dann machst Du das über Zugriffsberechtigungen.
Für die Shared Mailbox ist die “SEND AS” Permission für die Benutzer notwendig, damit der Empfänger den Text “Senden im Auftrag von” nicht sieht. Es gibt viele die ja möchten, dass der Empfänger sieht, dass der Assistent die E-Mail gesendet hat.
Herzliche Grüße
Kerstin

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Fehlermeldung bei einer shared Mailbox/freigegebenen Postfach » Himmlische IT - Blog zu den Microsoft Online Services - 14. Mai 2013

[…] Office 365 – Einrichten eines freigegebenen Postfachs von Nils […]

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Robert - 3. Juli 2019

Hallo,
da habe ich eine Frage zu freigegebenen Postfächern.
Wir haben ein zentrales Eingangs-Postfach in der Firma, auf dem mehrere Mitarbeiter zugreifen. Wenn ich die Ansicht anpasse, änder sich das für alle. Ist das normal?

Reply
Kerstin Rachfahl - 8. Juli 2019

Lieber Robert,
wir nutzen Office 365 nur noch selbst und sind in den aktuellen Themen nicht mehr so drin. Aus meinem Bauchgefühl heraus würde ich jedoch sagen, dass es normal ist, denn ich denke es wird wie ein normaler “Anwender” gehandhabt, der ja bei einer Änderung in seiner Ansicht diese auch überall identisch haben möchte. Oder anders ausgedrückt, egal, wer auf das Postfach zugreift, es ist ja immer dasselbe. Ich hoffe die Antwort hilft dir weiter.

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