Office 365 – Einrichten eines freigegebenen Postfachs
Bei einem freigegebenen Postfach handelt es sich um eine Mailbox auf die mehrere Benutzer Zugriff haben. Das Postfach ermöglicht es einer Gruppe von Benutzern,
E-Mails in einem allgemeinen Postfach anzuzeigen und zu senden. Des Weiteren bietet sich die Möglichkeit, einen gemeinsamen Kalender zu pflegen und Termine zu planen.
In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie ein freigegebenes Postfach einrichten und in Outlook einbinden.
Im ersten Schritt wird die PowerShell benötigt. Nachdem Sie diese installiert haben muss diese als Administrator ausgeführt werden.
Als erstes geben wir nun einer Variablen unsere Login Daten, mit dem Befehl:
- $cred = Get-Credential
Nun öffnet sich eine Eingabemaske, hier werden unsere Office 365 Anmeldedaten hinterlegt.
Als nächstes verbinden wir uns mit Office 365 und melden uns dort an.
-
$session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic –AllowRedirection
Jetzt können wir die PowerShell Befehle von unseren Client nach Office 365 übertragen. Hierzu müssen wir zunächst eine Policy deaktivieren.
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Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy unrestricted
Die Eingabe muss mit “J” bestätigt werden.
Jetzt können die Befehle importiert werden:
-
$importresults = Import-PSSession $session
![SNAGHTML1607733f[9]](https://www.himmlische-it.de/wp-content/uploads/2011/09/SNAGHTML1607733f9_thumb.png "SNAGHTML1607733f[9]")
Anschließend wird die Policy wieder aktiviert mit:
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Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy restricted
Die Eingabe muss mit “J” bestätigt werden.
Jetzt wird das freigegebene Postfach erstellt mit:
- New-Mailbox -Name „Informationen” -Alias info –Shared –primarysmtp info@himmlische-it.de
Bedeutungen
– Name = Der Name, welcher in Office365 angezeigt wird
– Alias = in diesem Fall wäre es im Nachhinein folgende Adresse: shared@himmlischeit.onmicrosoft.com
– primarysmtp = primäre Email Adresse. (hier muss natürlich eine gültige Domäne hinter dem @ kommen)
Das Postfach sollte nun in Ihrer Organisation auftauchen.
Ist das Postfach korrekt angelegt kann eine neue Verteilergruppe erstellt werden. Dazu wird in die “Organisationsverwaltung” gewechselt und unter “Benutzer und Gruppen” die “Verteilergruppen” geöffnet. Hier kann nun natürlich nicht die gleiche E-Mail Adresse verwendet werden, was aber nicht schlimm ist, da wir später mit der Mailadresse von Shared Mailbox arbeiten. Man kann z.B. die gleiche Mailadresse verwenden mit einer 2 dahinter.
Haken bei Sicherheitsgruppe setzen
Nun werden die Mitglieder hinzugefügt die Zugriff auf das freigegeben Postfach bekommen sollen.
Bei Bedarf können auch weitere Gruppen “Besitzer” hinzugefügt werden
Zu beachten ist, dass nach dem Speichern die Mitgliedschaft geschlossen ist. Jetzt können nur noch die “Gruppenbesitzer” (in meinem Fall Nils Kappen) Mitglieder hinzufügen oder entfernen.
Jetzt werden der Gruppe “FullAccess” Berechtigungen zugewiesen mit:
- Add-MailboxPermission „Informationen“ -User Informationen-HimmlischeIT -AccessRights FullAccess
“Informationen” ist hier also die Mailbox, “Informationen-HimmlischeIT” ist die Gruppe, wie oben in den Scrennshots zu erkennen.
Und nun die Berechtigung “SendAs” zuweisen mit:
- Add-RecipientPermission „Informationen“ -Trustee Informationen-HimmlischeIT -AccessRights SendAs
Nun kann auch schon über OWA das Info Postfach geöffnet werden, wie im Screenshot zu sehen.
Im folgenden tippt man das neue Postfach im Feld ein und klickt auf öffnen. (‚Das Postfach der Box muss geöffnet werden, nicht der Gruppe)
Darüber können Sie nun ganz normal wie mit Ihrer eigenen Mailbox arbeiten.
Auch im Outlook kann es eingebunden werden.
Jetzt wird das Postfach geöffnet
Namen des freigegeben Postfach eintragen und mit “OK” bestätigen.
Jetzt können mehrere Benutzer diesen Kalender verwalten und pflegen, genau das selbe vorgehen könnte mir dem Posteingang oder den Kontakten wiederholt werden.
