Office 365 – Aufbewahrungsrichtlinien im Persönlichen Archiv

Archiv ist nicht gleich Archiv. Office 365 bietet verschiedene Möglichkeiten Ihre E-Mails zu archivieren. Es gibt einmal das Beweissicherungsverfahren, dieses Verfahren ist für den Benutzer transparent. Löscht ein Benutzer E-Mails werden diese nicht wirklich von Exchange gelöscht, die Mails werden lediglich in einem Order “Endgültig gelöscht Elemente” verschoben, welcher ausgeblendet ist. Außerdem werden die Nachrichten in einem Postfach mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren vor Manipulationen geschützt, indem vor dem Speichern von Änderungen eine Kopie der Originalnachricht erstellt wird. Diese Kopie wird ebenfalls im gleichen Unterordner gespeichert, auf den der Benutzer nicht zugreifen kann.

Das zweite Verfahren “Direkte Archivierung mit dem persönliche Archiv” möchte Ich hier im Artikel näher bringen und erläutern.

Die persönlichen Archive ermöglichen den Benutzern, E-Mails in einem Archiv “Posteingang” zu verschieben. Der Vorteil zur direkten Archivierung im Exchange Online gegenüber einer PST-Datei auf dem Computer ist, dass Sie Ihr Archiv immer dabei haben. Sie können über OWA von einem z.B. Notebook darauf zugreifen, ohne dass Ihre Mails bei einer defekten Hardware oder Diebstahl verloren gehen.

Wenn für einen Benutzer das Archiv aktiviert wird, werden alle E-Mails, die älter sind als zwei Jahre, automatisch durch die Standardrichtlinie in das Archiv verschoben. Benutzer können mithilfe von Outlook oder OWA auf das Archiv zugreifen und die Mails weiter bearbeiten, verschieben oder kopieren. Des Weiteren können eigene “Archivrichtlinien” angewandt werden statt der Standardrichtlinie. Also kann ein persönliches Aufbewahrungstag, mit der Aktion “In Archiv verschieben” genutzt werden, um Nachrichten z.B. zu verschiedenen Zeitpunkten zu verschieben.

…und so wird das persönliche Archiv aktiviert.

Zunächst müssen Sie für die jeweiligen Benutzer das Archiv aktivieren.

Dazu gehen Sie in die Benutzer Einstellungen und aktivieren das “Archiv”

Jetzt können Aufbewahrungsrichtlinien hinzugefügt werden.

In der folgenden Tabelle sind die standardmäßigen verfügbaren Aufbewahrungstags und die zugehörigen Einstellungen.

WICHTIG:

Abhängig vom Office 365-Plan verfügen die Benutzer über 25 GB Speicherplatz (für Postfach und Archiv) bis hin zu unbegrenztem Speicherplatz für das Archiv und können somit die E-Mails und Anlagen vieler Jahre problemlos speichern. Daher müssen die Benutzer seltener Nachrichten in PST-Dateien kopieren.