Mail Archivierung mit Mail Store Server 9

In unseren Blogs haben wir schon des Öfteren über Mail Archivierung berichtet. In diesem Beitrag möchte ich Mail Store Server 9 und Office 365 Journaling vorstellen.

Das E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zur bereits vorhandener Mail zu betrachten. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten Archiviert werden. Das Archiv speichert die Daten effizient und manipulationssicher und kann den Anwendern im Unternehmen einen Zugriff auf die bereits archivierten E-Mails ermöglichen.

Mail Store Server kann unter:
http://www.mailstore.com/de/mailstore-server.aspx
als 30-Tage Testversion heruntergeladen werden.

Nachdem die Software heruntergeladen wurde, kann die Installation beginnen. Nach der Installation legt Mail Store automatisch die Regeln in der FireWall an:

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Anschließend kann der Admin sich authentifizieren und mit der Konfiguration des Mail Store Servers beginnen.

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Ich öffne zunächst den “Mail Store Server Konfigurator” und beginne mit der “Grundkonfiguration” wie z.B. ändern des Datenbank Pfades und Anpassen des Zugriffes via “http/ https”.

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Unter “IP Adressen und Ports” wird die Netzwerkadresse und der Port eingegeben, worauf MailStore Server horcht. In der Standard Einstellung sind es alle IP-Adressen die an dem System gebunden sind, der Port 8461 für http und 8462 für https sind standardmäßig vergeben.

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Nachdem die Grundkonfig angepasst wurde, wird die Konfiguration im MailStore Server weitergeführt.

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Unter “Verschiedenes” werden zunächst die SMTP Einstellugnen für Office365 hinterlegt, da wir in unserer Office 365 Organisation “Mail Relay” konfiguriert haben, benötigen wir hier keine Authentifizierung.

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Anschließend wird unter “Verwaltung -> Verzeichnisdienste” die Benutzer von dem Active Directory Controller Synchronisiert. Da ich nur die User in der Office365 OU syncen möchte, wähle ich diese OU separat aus.

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Nachdem die aktiven Bentuzer synchronisiert wurden, können die Berechtigungen, Kontigente etc. angepasst werden.

In meinem Beispiel hat der User “NK” auf seinem eigenen Ordner “Lesen” Rechte. Des Weiteren darf der User sich am MailStore Server anmelden. Dies ermöglicht jedem User seine eigene Mail wiederherzustellen.

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Im nächsten Schritt wird im Office 365 Portal “Journaling” aktiviert.
Im “Exchange Admin Center -> Verwaltung der Compliance -> Journaling” wird eine neue Regel für alle Nachrichten angelegt. Die Mail muss an ein Konto weitergeleitet werden. Dabei ist es zwingend notwendig das, dass Konto außerhalb von Office365 liegt. In meinem Fall nutze ich ein .outlook.de Konto welches ich zuvor angelegt habe.

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Als nächstes wird dieses Postfach im MailStore angelegt, dazu wird auf der Startseite ein neues Archiv angelegt und “Einzelnes POP3 Postfach” ausgewählt.

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Als Zugriffsverbindung ist SSL zu empfehlen sofern der Provider diese Zugriffsart zulässt. Damit das Postfach nicht vollläuft, sollte der Haken “E-Mails in Postfach löschen” aktiviert werden.

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Nachdem die Einstellungen gespeichert sind beginnt die erste Archivierung.

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Löscht ein User versehentlich eine Mail, kann dieser z.B. via Browser auf den MailStore Server zugreifen und sich anmelden. Dank Active Directory Synchronisierung werden Benutzername und Kennwort aus der Active Directory übernommen.

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Nach der Anmeldung erscheint das archivierte Postfach. Der User kann nun die E-Mails durchsuchen, wiederherstellen, drucken oder öffnen.

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Mit MailStore Server können Unternehmen E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzen. Dazu legt MailStore Server Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt die Sicherheit und Verfügbarkeit der Datenmengen über viele Jahre sicher. Anwender profitieren von der Integration in Microsoft Outlook und können so auf Ihre E-Mails zugreifen und extrem schnell durchsuchen.

admin
 

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