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Lokale Archivierung und Sicherung der Exchange Online Email

ExchangeOnlineUnsere Kunden setzen sich ernsthaft mit der Alternative Exchange Online auseinander, weil sie die Vorteile der Cloud-Lösung erkennen. Sie sind davon überzeugt, dass Exchange Online eine höhere Sicherheit für ihre Daten bedeutet, weil sie wissen, welchen Aufwand sie betreiben müssten, für eine gleichwertige, sichere IT- Infrastruktur in ihrem Hause.  Dennoch bleibt ein mulmiges Bauchgefühl und das betrifft die Abhängigkeit von dem Cloud Anbieter. Vor allem in Anbetracht dessen, dass sie ihre Daten vor Ort nicht nochmal zur Verfügung haben.

Wir fragten unsere Kunden: “Wäre es interessant, wenn Sie ihre Email Daten aus Exchange Online noch mal auf einem Rechner in ihrem Unternehmen haben?” Sie bejahten es und deshalb möchten wir ihnen eine Alternative aufzeigen, die wir gefunden haben.

Was benötigen Sie für diese Lösung?

  1. Eine Abonnement von Exchange Online
  2. Eine Verteilerliste
  3. Eine externe Kontaktadresse
  4. Ein externes Postfache (außerhalb von Exchange Online)
  5. Eine Archivierungslösung  (wir haben es mit MailStore getestet)
  6. Einen Rechner mit genügend Festplattenplatz, auf dem die Archivierungslösung läuft
  7. Eine regelmäßige Sicherung für diesen Rechner

Ein kurzer Einschub zur Abgrenzung der Begriffe “Sicherung” und “Archivierung”. Mit einer Sicherung halten sie den Datenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt für ihre Mailboxen fest. Eine Archivierung erfasst alle eingehenden, ausgehenden und internen Emails für ihre Benutzer, egal ob diese später gelöscht werden oder in der Mailbox verbleiben. Wir konzentrieren uns auf die Archivierung von Exchange Online.

Bei Exchange Online teilen Sie sich eine Serverstruktur mit anderen Kunden, das macht die ganze Sache so günstig, effizient und umweltfreundlich. Sie können mit einer Software, wie MailStore jedes einzelne Postfach aus Exchange Online archivieren. Dafür benötigen Sie die Zugangsdaten der Benutzer. Alle 90 Tage ändert sich zwingend für Exchange Online das Zugangspasswort der Benutzer. Diese Informationen muss manuell für jedes Archivpostfach von MailStore angepasst werden. Das macht die Vorgehensweise unhandlich und zeitintensive. Besser wäre es, Sie könnten ein Postfach mit allen Emails füllen und dieses mit MailStore abgleichen.

2010-10-online-services-mail-sicherungGenauso funktioniert die von uns präferierte Lösung. Sie richten eine Verteilerliste ein, die alle Benutzer enthält, deren Daten archiviert werden sollen. Dann richten Sie eine externe Emailbox ein z.B. rachfahl-archive(ad)live.com (mit ihre Windows-Live ID können Sie bei den Live Services kostenlos eine Email-Adresse einrichten). Im MailStore konfigurieren sie das regelmäßige Abholen der Emails von dem Postfach rachfahl-archive(ad)live.com mit den entsprechenden Zugangsdaten. Ist das alles fertig, rufen Sie den Support der Microsoft Online Services an. Sie geben den Namen der Verteilerliste an und die externe Kontaktadresse, in dem Beispiel rachfah-archive(ad)live.com. Sobald der Support die Konfiguration vorgenommen hat, werden alle Emails von den Benutzern aus der Verteilerliste zusätzlich an dieses Postfach weitergeleitet.

Ab jetzt haben Sie ein Archiv ihrer Exchange Online Daten auf einem Rechner in ihrem Unternehmen. Wie Sie die Verteilerliste, die Weiterleitung auf ihre externe Emailbox in Exchange Online erstellen, zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag: Weiterleitung an eine externe Adresse

telefonSie finden diese Lösung interessant oder Sie haben Fragen dazu? Dann rufen Sie uns an, gerne beraten wir Sie zu diesem Thema.

Kerstin Rachfahl
 

Kerstin Rachfahl ist Internationale Betriebswirtin (IBS) und eine der geschäftsführenden Gesellschafter der Rachfahl IT-Solutions GmbH. Sie ist für den kaufmännischen Bereich des Unternehmens verantwortlich. Ihre Themen in den Blogs sind Cloud Computing und Microsoft Lizenzierung.

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Installation und Konfiguration von MailStore » Himmlische IT - Blog zu den Microsoft Online Services - 23. November 2010

[…] Vorteil in der Cloud basierten Lösung. Aber wie Kerstin Rachfahl bereits in Ihrem Artikel „Lokale Archivierung und Sicherung der Exchange Online Mail“ berichtete haben viele ein mulmiges Gefühl wenn ihre Daten komplett in der Cloud […]

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Joerg Herche - 23. Mai 2011

Sehr interessanter Artikel.. Vielen Dank dafür. Eines verstehe ich an der Struktur allerdings nicht. Bei der Archivierung müssen eingehende und ausgehende Mails berücksichtigt werden. Wie gelangen bei dieser Lösung ausgehende Nachrichten zum Archivierungssystem? Diese gehen ja nicht an den externen Verteiler…

Viele Grüße
J. Herche

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Nils Kappen - 24. Mai 2011

Hallo Herr Herche, die ausgehenden Nachrichten werden ebenfalls berücksichtigt. Der Support setzt auf die angelegte Verteilerliste eine Transport Rule, damit werden alle Nachrichten an den externen Kontakt gesendet.

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Joerg Herche - 24. Mai 2011

Ah .. Die Info erschloß sich mir nicht sofort aus dem Satz. Ich nehme an Sie beziehen sich auf den vorletzten Satz im vorletzten Absatz … Vielen Dank für die Erklärung.

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