Kalender von anderen Benutzern verwalten mit Outlook

2011-07-21-kalenderverwaltung-anderer-benutzerDes Öfteren habe ich die Frage gelesen, wie beispielsweise eine Sekretärin den Kalender von ihrem Chef  verwalten kann, ohne gleich dessen Passwort zu wissen. Über die Outlook Web App, welche in jedem “Office 365 Paket incl. Exchange Online” enthalten ist, kann man bisher leider nur in andere Kalender hineinsehen, aber diese nicht bearbeiten! Das ganze ist aber über den Outlook Client möglich. ( auch enthalten im E3 und E4 Plan in Office Pro Plus)

Los gehts…

SNAGHTML3d4e01[5]An erster Stelle wählen wir den Office 365 Kalender mit einem Rechtsklick aus und wählen im Kontextmenü –> Freigeben –> Kalender freigeben aus. Weiterhin wird die E-Mail Adresse des Benutzers eingegeben und die Freigabe verschickt (mit welchen Einstellungen ist erst einmal egal). Daraufhin erhält der Benutzer eine E-Mail, mit welcher er den entsprechenden Kalender öffnen kann. (Momentan noch ohne Schreibberechtigungen)

 

 

imageZunächst klicken Sie den Kalender vom Office 365 Konto mit rechts an, im Kontextmenü wählen Sie Eigenschaften oder Freigeben –> Kalenderberechtigungen.

 

 

 

 

imageIm sich darauf öffnenden Fenster kann auch schon die Konfiguration beginnen, indem man im Reiter Berechtigungen den gewünschten Benutzer markiert, welcher die Privilegien erhalten soll, in meinem Fall Nils Kappen.

Standardmäßig steht dieser auf Prüfer (oder je nachdem auf Benutzerdefiniert), welcher keine Schreibberechtigungen besitzt. Nun kann man aus einer Liste zusammengestellter Berechtigungsstufen auswählen, oder man vergibt individuelle Einstellungen.

Wenn die Sekretärin nun Einträge vornehmen können, aber nicht die erstellten Einträge vom Chef ändern soll, wäre Beispielsweise die Rolle Autor die Richtige. Dies können Sie aber selbst soweit anpassen, bis es Ihren Vorstellungen entspricht.

Wenn dies übernommen und bestätigt wurde, kann die Sekretärin auch schon mit den Eintragungen loslegen. Smiley

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Felix Leber

Felix Leber ist ausgebildeter Fachinformatiker für Systemintegration. Seine Ausbildung hat er im Sommer 2012 abgeschlossen, seitdem arbeitet er bei der Rachfahl IT-Solutions GmbH & Co. KG. Felix Leber ist unter anderem Microsoft Certified Windows Server 2008 Enterprise Administrator.

5 Kommentare:

  1. Hallo Felix

    vielen Dank für Deine Anleitung. Ich habe nun eine spezielle Frage dazu: Mein Kollege hat einen Office-365 Account. Und ich habe einen Office-365 Account. Beides P1-Plan aber nicht in der gleichen Firma/Domain. Nun möchte ich einen neuen Kalender erstellen und für meinen Kollegen freigeben (Read-Only). Es kommt aber dann die Meldung, dass dies nur innerhalb der gleichen Unternehmung möglich sei. Wobei der Dialog “Einladung zur Freigabe” etwas anderes sagt. Ich habe dabei die kurze E-Mail-Adresse (eigene Domain, gemappt auf Office365) verwendet. Ich möchte den Kalender auch nicht im Internet veröffentlichen. Welche Möglichkeiten gibt es? Oder ist dieses Verhalten ein Bug?

    Danke & Viele Grüsse
    Bernhard

  2. Hallo Bernhard,

    dafür müssten Sie vorerst zwischen den beiden Domänen eine “Federated Delegation” herstellen. Es wird in naher Zukunft ein Artikel von uns dazu kommen. Es ist aber auch hier beschrieben:
    http://help.outlook.com/en-us/140/ff383252.aspx

    Laut Artikel soll es im P1 Plan funktionieren.

    Gruß, Felix

  3. Hallo Felix

    Genau wie oben beschrieben gemacht. (in Outlook) und auch direkt via Konsole mittels Befehlen:

    Add-MailboxFolderPermission -Identity TestRaum:\Kalender -User b123456 -AccessRights PublishingAuthor”

    oder

    Set-MailboxFolderPermission -Identity TestRaum:\Kalender -User b123456 -AccessRights PublishingAuthor”

    Das Ganze geht nichtmal mit Berechtigung “Owner”.

    Es handelt sich dabei um Resourcenkalender. Lustigerweise hat es nach mehrfachem entfernen und wieder hinzufügen, bei einem Kalender geklappt, aber beim zweiten dann schon nicht mehr.

    Ich verstehe nicht, wieso wenn die Berechtigungen korrekt gesetzt sind, der Zugriff trotzdem nicht funktioniert. Habe auch mehrmals einen Tag gewartet, da es jeweils ja etwas dauern kann bis die Änderungen angenommen wird.

    Hast du hier noch eine Idee, wo hier noch ein Fehler liegen könnte? (es ist eine Office 365 Installation)

    Besten Dank und schöne Grüsse
    Patrick

  4. Hallo Felix ich habe einen P1 Plan und benötige die Funktion, dass das Sekretariat in die Agenden der Facharbeiter Termine einträgt.

    Muss ich für diese Funktion nun auf E3 wechseln – und geht es dort via Web-Client?

    Viele Grüsse, Stefan

  5. Frau Khatera Karim

    Hallo, ich brauche dringend einen Rat.
    Ich habe Zugriff auf den Kalender meiner Chefin, nun möchte Sie dass ich Ihre Kontakte verwalten, wo und wie sehe ich diese.
    Bin ganz neu in diesem Job und habe es zuvor nie erledigen müssen.

    VG

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