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Einrichten einer Kontaktliste in SharePoint

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie in SharePoint eine Kontaktliste erstellen und mit Outlook 2010 synchronisieren.  Dies ist eine großartige Möglichkeit Ihre Kontaktdaten zentral zu pflegen und sogar mithilfe einer SharePoint App auf einem Smartphone mobil verfügbar zu machen.
Zudem finden Sie im zweiten Teil des Artikels einen Workaround mit dem Sie synchronisierte benutzerdefinierte Kontaktlistenfelder erstellen können.
Diese Funktionalität, wie Sie im Workaround beschrieben ist, kann aber durch zukünftige Updates seitens Microsoft nicht mehr gegeben sein.

ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Teil 1:  Erstellen einer Kontaktliste mit Verbindung zu Outlook

1) Anmelden an Office 365. Dazu gehen Sie auf “https://login.microsoftonline.com/” und melden sich mit Ihren Benutzerinformationen an. Danach klicken Sie in der Navigationsstruktur auf “Teamwebsite”.

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2) Auf der Teamwebsite erstellen Sie eine neue Seite.

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3) Der neu erstellten Seite geben Sie einen Namen. In diesem Fall lautet der Name “Firmenkontakte”.

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4) Daraufhin navigieren Sie in den Bearbeitungsbereich und fügen eine neue Kontaktliste ein.

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5) Und geben der Liste wiederum einen Namen.

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6) Und schon haben Sie eine neue Kontaktliste! Als nächstes können Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Outlook und SharePoint herstellen.
Aber zuerst müssen Sie Ihrer derzeitige Konfiguration speichern, indem Sie den Button „Speichern und schließen“ auswählen.

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7) Danach klicken Sie in die Liste, damit der Reiter “Listentools” erscheint. Dort navigieren Sie auf „Liste“ und dann auf „Verbindung mit Outlook herstellen“.

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8 ) In Outlook erscheint nun folgende Meldung die Sie bestätigen müssen.
Den Kontaktlistennamen, wie er später in Outlook erscheint, können Sie im erweiterten Menü auch noch abändern.

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9) Wenn Sie Ihr Outlook zum ersten mal mit Office 365 verbinden, kann es sein, dass Sie nach Ihren Anmeldedaten gefragt werden. Geben Sie diese einfach in das Fenster ein. Wenn Sie das Häkchen “Anmeldedaten speichern” setzen, werden Sie später nicht mehr nach den Daten gefragt.

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10) Und schon haben Sie Ihre Kontaktliste in Outlook verfügbar.
Nun können Sie testweise noch einen neuen Benutzer anlegen.
ACHTUNG: Achten Sie beim Eintragen neuer Kontakte darauf, dass im Feld “Webseitenadresse” die URL mit “http://” beginnt. Ansonsten kann es zu Synchronisationsproblemen mit Ihrem SharePoint kommen.

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11) In SharePoint sieht der neue Kontakt dann so aus (Evtl. müssen Sie die Seite einmal neu laden).

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12) Genauso ist es auch umgekehrt möglich, in SharePoint Benutzer anzulegen. Diese werden dann automatisch auf alle angebundenen Outlook Clients synchronisiert. Auch können Sie so über den Browser oder über eine SharePoint App jederzeit auf die Kontakte zugreifen, da diese ja online vorliegen.
Zudem ist ein benutzerdefiniertes Anordnen, bzw. Aus- / Einblenden der Felder und Spalten möglich.
WICHTIG: SIE KÖNNEN ALLERDINGS BISHER KEINE NEUEN BENUTZERDEFINIERTEN FELDER AUTOMATISCH MIT OUTLOOK SYNCHRONISIEREN.

13) Da die Kontaktliste in Outlook eingebunden ist, steht Ihnen natürlich auch die Suche nach Kontakten in Ihrem Outlook-Adressbuch zur Verfügung. Sie können Einstellen, dass die Kontakte aus SharePoint automatisch auf der Startseite angezeigt werden. Dazu klicken Sie zuerst auf das Adressbuch.

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Dort gehen Sie auf “Extras” und “Optionen”.

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Nun klicken Sie  auf  den Pfeil neben “Automatisch auswählen” und nehmen die gewünschte Kontaktliste.

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Jetzt haben Sie Ihre Kontakte direkt sichtbar, wenn Sie Ihr Adressbuch aufrufen.

Natürlich können Sie auch die Kontakte aus Ihrer privaten Kontaktliste per Drag&Drop in die SharePoint-Kontaktliste kopieren. Vorsicht:Kontaktgruppen, welche von Ihnen im Outlook erstellt wurden, können nicht auf den SharePoint synchronisiert werden.

 

Teil 2:  Erstellen von synchronisierten benutzerdefinierten Kontaktfeldern (Workaround)

1) Sie gehen wieder in SharePoint auf Ihre Kontaktliste. Dort klicken Sie im Reiter „Listentools“ in den Bereich „Liste“ wo Sie den Punkt „Ansicht ändern“ auswählen.

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2) In dem neuen Fenster markieren Sie einen Spaltennamen, der in Ihrer Kontaktliste angezeigt werden soll. Für den Workaround ist es wichtig, ein Feld zu nehmen, das auch in Outlook verwendet wird. Hier beispielsweise “Faxnummer”.

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3) Nun ist die Spalte “Faxnummer” Ihrer Liste hinzugefügt.
Jetzt gehen Sie in die „Listeneinstellungen“.

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4) Im Bereich „Spalten“ klicken Sie auf das neu erstellte Listenelement „Faxnummer“ und stellen im darauffolgenden Fenster den Spaltennamen um. Hier beispielsweise auf “Kommentarfeld”.

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5) Nun sollte statt „Faxnummer“ „Kommentarfeld“ in der Liste stehen. Falls nicht, wiederholen Sie Schritt 2 und fügen die Spalte “Kommentarfeld” hinzu. Wenn Sie jetzt einen neuen Kontakt über SharePoint erstellen, können Sie im Eingabeformular einen Kommentar eintragen.
Die Informationen stehen nun ordnungsgemäß in SharePoint und werden auch nach Outlook synchronisiert. Allerdings befindet sich Ihr eingetragener Kommentar in Outlook immer noch im Feld “Faxnummer”.

6) Dieses Problem umgehen Sie, indem Sie in Outlook mit der rechten Maustaste in der Kontaktliste auf “Faxnummer”, bzw. “Fax geschäftl.” klicken und im Kontextmenü  „Ansichtseinstellungen“ auswählen.

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7) Danach gehen Sie auf „Spalten formatieren“, wählen „Fax geschäftl.“ aus und ändern es in „Kommentarfeld“.

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8 ) Jetzt haben Sie ein benutzerdefiniertes Feld in Outlook und Sharepoint, das automatisch abgeglichen wird.

9) Ein letzter Schritt ist allerdings noch nötig, denn wenn Sie Kontakte in Outlook anlegen, müssen Sie den Kommentar immer in das Feld “Fax geschäftl.” eintragen, damit er in der Kontaktliste im richtigen Feld erscheint.  
Dieses können Sie mit einer benutzerdefinierten Eingabemaske lösen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Tätigen Sie einen Rechtsklick auf eine freie Stelle in der Ribbon Bar. Dort wählen Sie “Menüband anpassen” aus.

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Dann setzen Sie das Häkchen vor Entwicklertools und bestätigen dies mit dem Klick auf OK.

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Sie finden nun den neuen Bereich “Entwicklertools” in der Menüleiste vor. Dort klicken Sie auf “Ein Formular entwerfen”, wählen “Kontakt” aus und drücken “öffnen”.

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Im Formulardesigner nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. In diesem Fall wird “Fax” durch “Kommentar” ersetzt. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen unter“ und speichern das Formular in der „Bibliothek für persönliche Formulare“.

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Danach schließen Sie das Fenster ohne zu speichern, machen einen Rechtsklick auf Ihre Kontaktliste und wählen im Kontextmenü “Eigenschaften” aus.

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Markieren Sie im Dropdownmenü “Formulare…”.

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Im sich öffnenden Fenster wählen Sie zum Schluss noch Ihr neu erstelltes Formular aus.

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FERTIG!

10) Testen der benutzerdefinierten Felder.
Sie öffnen in Outlook die Kontaktliste und tragen einen neuen Kontakt ein. Im Kontaktformular steht Ihnen steht nun auch das Feld “Kommentar” zur Verfügung.

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Nach dem Speichern des Kontaktes finden Sie in Outlook den entsprechenden Eintrag vor.

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Auch ist der Wert im Feld “Kommentarfeld” ordnungsgemäß in SharePoint abgebildet.

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Markus - 2. August 2012

Hallo,

danke für die ausführliche Beschreibung. Bei der Umsetzung der Anleitung (Einbindung einer Sharepoint Kontaktliste in Outlook) habe ich jetzt festgestellt, dass es “nur” mit Outlook Desktop funktioniert und nicht mit Outlook 365.
Mein Problem ist aber, dass wir nur online mit Office 365 Accounts arbeiten…

Gibts da eine Lösung dafür?

Danke & viele Grüße,
Markus

Reply
Kerstin Rachfahl - 8. August 2012

Hallo Markus,
fällt mir Ad-hoc keine Lösung ein, vielleicht einem von meinen Jungs 🙂 Einzige Möglichkeit mit OWA die Kontakte mit anderen Mitarbeitern zu teilen, wäre diese Kontakte in Outlook anzulegen und die Kontakte für die anderen freizugeben.
Lieber Gruß
Kerstin

Reply
Daniel Althaus - 8. August 2012

Hallo Markus,

Ein Anfügen einer SharePoint Kontaktliste ist in OWA nicht möglich.
Allerdings können ja die Kontaktlisten in SharePoint auch online angesehen werden und sind somit verfügbar.
Ansonsten besteht die Möglichkeit, Benutzer in die GAL (Global Address List) hinzuzufügen.
Die dort hinzugefügten Kontakte können dann auch direkt in OWA abgerufen werden.

Viele Grüße,
Daniel

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Timo sutt - 12. September 2012

Hallo Daniel,

Wenn ich das richtig verstanden habe, dürfte jeder Nutzer im Outlook neue Kontakte einrichten, die dann mit allen anderen Nutzer, über die Sharepoint Liste synchronisiert werden richtig?
Wenn ja, gibt es eine Möglichkeit das hinzufügen und löschen von Kontakten auf bestimmte Benutzer zu begrenzen?`

Gruß,
Timo

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Daniel Althaus - 13. September 2012

Hallo Timo,
Ja, man kann Berechtigungen auf die Kontaktliste setzen.
Dies geschieht standardmäßig über die übergeordneten Webseitenberechtigungen.
Man kann aber auch eigene spezielle Berechtigungen für eine Kontaktliste erstellen. Beispielsweise nur Lesezugriff / Mitwirken / Vollzugriff.
Die geschieht über Liste –> Listentools –> Listenberechtigungen.

Viele Grüße,
Daniel

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Christian Moser - 24. Januar 2013

Hallo Daniel,

die Anleitung ist perfekt, jedoch kann ich nun im Outlook 2010 keine Kontaktgruppen in der Teamwebsitenliste anlegen.
Gibt es dafür eine eigene Liste oder kann man das irgendwie anders lösen?
Unsere Kunden arbeiten sehr viel mit Kontaktgruppen.

Liebe Grüße,

Christian Moser

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Daniel Althaus - 28. Januar 2013

Hallo Christian,

Momentan ist mir keine Lösung für dieses Problem bekannt, da Kontaktgruppen bisher in SharePoint online nicht unterstützt sind.
Man könnte es evtl. durch das Anlegen von Ordnern oder mithilfe mehrere Kontaktlisten lösen.

Viele Grüße,
Daniel

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Erich von Maurnböck - 31. Januar 2013

Hallo,
danke für die ausführliche Beschreibung. Zwei Fragen dazu: Gibt es eine Möglichkeit, die Sharepoint Kontaktlisten auch im Windows Phone standardmäßig anzeigen zu lassen? Wie sieht es mit Shareopint 2013 aus – gibt es hier schon Erfahrungen hinsichtlich besserer Einbindung von Sharepoint in Windows Phones?
Herzliche Grüße,
Erich von Maurnböck

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Kerstin Rachfahl - 11. Februar 2013

Hi,
nein wir sind noch nicht dazu gekommen es in SharePoint 2013 zu testen. Es kommen viele neue interessante Features und es ist bei Microsoft angekommen, dass die Mitarbeiter und Kollegen möglichst einfach gemeinsame Adressen überall mit dabei haben möchten. Die Apps werden da ganz neue Möglichkeiten bieten. Außerdem wachsen Lync, Exchange und SharePoint noch weiter zusammen. Wir werden dazu einige Videos machen…versprochen 🙂
Herzliche Grüße
Kerstin

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