Kerstin Rachfahl

Author Archives: Kerstin Rachfahl

Kerstin Rachfahl ist Internationale Betriebswirtin (IBS) und eine der geschäftsführenden Gesellschafter der Rachfahl IT-Solutions GmbH. Sie ist für den kaufmännischen Bereich des Unternehmens verantwortlich. Ihre Themen in den Blogs sind Cloud Computing und Microsoft Lizenzierung.

Videointerview: Siegfried Jagott Hybrid und Office 365–Migration von Public Folder

SigfriedJVBeitragSiegfried Jagott, seit drei Jahren in Folge, mit dem MVP Award für Exchange ausgezeichnet, hatte in seinem Vortrag auf der Office 365 Konferenz (09.-10. Januar bei Microsoft Köln) den Schwerpunkt auf die Public Folder gelegt. Bis vor zwei Jahren existierte in der Exchange Online Welt keine Möglichkeit die Public Folder zu nutzen. Damit war für alle Kunden, die diese Funktion verwendeten, der Weg in die Cloud versperrt. Die Public Folder erhielten in Office 365 durch Kundendruck Einzug.

Worum geht es bei Public Folder?

Die Public Folder bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, einen Ordner innerhalb der Organisation zu erstellen, auf den alle gemeinsam zugreifen können und E-Mails ablegen. Im Gegensatz zu einem freigegebenen Postfach, laut Siggi, können die Public Folders mehr Daten enthalten und eine größere Anzahl von Benutzern kann darauf zugreifen.

Aufbau des Hybrid Szenarios

Ein Unternehmen, das mit dem Gedanken spielt, Office 365 für eine Anzahl von Benutzern einzuführen, kann eine hybride Umgebung aufbauen. Das bedeutet dass nicht alle Postfächer in die Cloud wandern, sondern nur ein Teil. Hierfür müssen einige Vorrausetzungen geschaffen werden. Drei Stichwörter spielen dabei eine Rolle.

  1. Active Directory Synchronization (DirSync)
  2. Federated Trust
  3. Zertifikate

Mit Hilfe des Hybrid Configuration Wizard (HCW) lassen sich Teile des Prozesses automatisieren. In dem Moment wo die Hybrid Konfiguration steht, können Postfächer von Benutzern in die Cloud verschoben werden. Die Public Folders bleiben auf der On-Premise Infrastruktur, Exchange Online erkennt, dass es die Ordner gibt und ohne das Daten verschoben werden, erhalten die Benutzer weiterhin Zugriff auf diese Struktur. Genauer erklärt Siggi das in seinem Vortrag auf der TechEd North America 2013 (siehe unten die Linkliste).

Der Charme eines Hybrid Szenarios

Das Unternehmen behält die Kontrolle, welche Daten und Postfächer in die Cloud wandern. Eine Rückführung in die On-Premise Struktur ist möglich. Sie können umfassend testen, was es bedeuten würde, die Infrastruktur komplett nach Office 365 zu verlegen.

Die Herausforderung eines Hybrid Szenarios

Es ist eine komplexere Infrastruktur. Die Überwachung muss den neuen Aufbau berücksichtigen. Fehler können an anderen Stellen entstehen, als bisher.

Linkliste:

Videointerview: Raphael Köllner Jura und IT

RaphaelKVBeitragFür mich ist es immer völlig spannend, mich mit Raphael zu unterhalten. Sein Vortrag auf der Office 365 Konferenz (9.-10. Januar bei Microsoft in Köln), ging über: Office 365 Yammer & Co. in Deutschland? Jura und IT. Die meisten Menschen denken bei Recht – argh wie langweilig. Das liegt daran, dass so viele Regelungen existiert, dass wir als Unternehmer im normalen Arbeitsalltag uns oft überfordert fühlen. Raphael, finde ich, führt uns erstaunlich leicht an das Thema heran. Empfehlenswert vor allem seine Checkliste, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, aber einen super Leitfaden abgibt, für die Entscheidung Clouddienste im Unternehmen zu nutzen.

Raphael arbeitet in einer internationalen Anwaltskanzlei in dem Aufgabengebiet Cloud Computing, Datenschutz, Datenrecht, Urheberrecht, Lizenzrecht und was noch alles an dem Thema dranhängt. In seinem Vortrag hat er auch das neue ISO-Zertifikat für den Datenschutz vorgestellt. Wenn wir über Cloudcomputing sprechen, geht es nicht allein um die Technologie, die dahinter steht oder die Kommunikationsprozesse. Es geht vielmehr um die juristischen Regelungen die Inhouse, bei der in Anspruchnahme von Clouddiensten oder beim Outsourcen von IT-Prozessen auftreten. Neben den deutschen Gesetzen, berühren wir hier europäische und internationale Regelungen, die wir beachten müssen. Dabei spielen nicht nur Schadensersatzansprüche eine Rolle, die finanziell schmerzhaft sein können, sondern eben auch Haftungsrechtliche. Deshalb ist die Checkliste von Raphael so interessant.

Als nächstes wenden wir uns in unserem Gespräch dem Urheberrecht zu, dass ja bei einer sozialen Plattform wie Yammer zum Tragen kommen kann. Yammer kann entweder rein in einem Firmennetzwerk betrieben werden oder so, wie das Office 365 Network von Microsoft, international Menschen mit verschiedenen Interessen und Expertisen zum Diskussionsaustausch zusammenbringen. Der erste Unterschied zu anderen Social Plattformen ist, das die Verfügungsmacht über die Daten bei dem Kunden bleiben. Lösche ich mein Netzwerk oder Daten, sind sie wirklich gelöscht.

Was ich gar nicht mehr wusste ist, dass wir uns in dem Interview über die Urheberrechtsverletzungen bei Facebook unterhalten. Das Teilen von Bildern, verändern von Bildern mit Texten, Artikel, Zitate aus Büchern und was es so alles gibt. Die Realität hat uns eingeholt, denn es gab das erste Urteil für eine Facebook Nutzerin, die ein Bild teilte aus einer Zeitung, wo hinterher eine Klage vorlag. Das Gesetzt hält derzeit mit der Realität und den gesellschaftlichen Veränderung nicht mehr Schritt. Doch die Justiz ist und muss langsam sein, denn Änderungen ziehen weitreichende Konsequenzen nach sich.

Hört einfach mal in das Interview rein. Euch allen frohe Ostern.

Linkliste:

Der Blog von Raphael

Das Material zu seinem Vortrag zum Download

Folgt Raphael auf Twitter

Videointerview: Hans Brender–Onedrive for Business

HansBVBeitragDiesmal widme ich mich mit Hans Brender (MVP for SharePoint), in dem Videointerview auf der Office 365 Konferenz (9.-10. Januar 2015 bei Microsoft in Köln), einem meiner Lieblingsthemen: Onedrive for Business. Für mich ist es ein Grundstein der mobilen Zusammenarbeit. Es hat mir schon oft das Leben gerettet, weil ich die Backups von meinen Romanen alle dorthin spiele. Von dort Teile ich auch die Dokumente mit einer Lektorin und Korrektorin. Doch starten wir bei dem Interview von vorne.

Vergangenheit

Hans hat in seinem Vortrag die gesamte Vergangenheit von Onedrive betrachtet. Warum? Damit die Teilnehmer verstehen, weshalb es eine Unterscheidung gibt zwischen Onedrive und Onedrive for Business. Wieso die Produkte im Explorer ein anderes Verhalten aufweisen und weshalb es bei dem einen Produkt schon mal zu Syncronisations Problemen kommen kann. Letzteres hat dafür gesorgt, dass ich bisher mit meinen gesamten Daten nicht auf Onedrive umgezogen bin. Zum Einen brauche ich weiterhin, weil in dem Onedrive for Business keine selektive Synchronisation möglich ist, den Platz auf meinem Surface. Zum anderen kommt es schon mal zu dem Problem, dass er meine Berechtigungen verliert. Früher half dann nur eine komplette neu Synchronisation, heute reicht es das eine Dokument wieder hochzuschieben. Lästig ist es allemale.

Zukunft

In unserem Interview hat mir Hans erzählt, dass sich im Laufe des nächsten halben Jahres einiges bei Onedrive verändern wird. Beide Produktgruppenteams gehen zusammen. Von der Client Seite her bedeutet es, dass es in Zukunft nur noch einen Client geben wird, der die Daten transportiert. Dabei geht das Team tatsächlich drei Schritte zurück, zu einer Version, die unter Windows 7 lief. Von dort starten sie frisch und werden einen persönlichen, sowie einen geschäftlichen Onedrive zur Verfügung stellen. Ich warte darauf jetzt ganz gespannt, damit ich endlich komplett auf Onedrive umziehen kann.

Was sind die Stärken von Onedrive?

Zum einen natürlich, dass was ich in meinem Vortrag und Podcast: Top Ten für mehr Sicherheit dargestellt habe, die “advanced Encryption” – Codename “Fort Knox”. Aber es gibt noch andere.

  • Onedrive hat seine Stärke in der Zusammenarbeit von Teams über Grenzen hinweg
  • Es ist nicht mehr notwendig in der Email Dateien anzuhängen, sondern der Link kann simple geteilt werden. (In der Zukunft sehe ich mit wem ich eine Datei geteilt habe leichter.)
  • Die stückweise Übertragung der Daten macht es möglich, dass ich einen Upload unterbrechen kann und später an der Stelle wieder fortführe.
  • Es wird das Delta übertragen d.h. ändere ich an einer 150 MB großen Powerpoint Datei, die in Onedrive for Business liegt, die Überschrift einer Folie, wird auch nur diese hin- und her synchronisiert.
  • Gemeinsames Arbeiten an dem selben Dokument wird so ermöglicht, denn ich sehe schnell, was mein Kollege geändert hat.
  • Die Integration in weitere Produkte von Microsoft neben Office z.B. das neue Sway (Podcast: Let´s Sway).

Der ideale Zustand, wo Hans und ich gerne hin möchten, ist, dass die Endbenutzer gar nicht mehr darüber nachdenken, welche Technologie sie nutzen, sondern sie schlicht und ergreifend anwenden, wie immer sie heißt und wie immer sie funktioniert. Dafür muss sie natürlich stabil und zuverlässig laufen. Ich bin mal gespannt, was das Produktteam gemeinsam dieses Jahr leisten wird.

Das Youtube-Video:

1

Himmlische-IT Podcast Folge 38: Die Top Ten für mehr Sicherheit

Play

Auf der CeBIT 2015, die vom 16.03-20.03.2015 ihre Pforten geöffnet hatte, durften Carsten und ich im Auftrag von Microsoft auf der DX-Bühne Vorträge halten. Einer davon: “Mobile first – Cloud First – Die Rolle des IT-Spezialisten im Wandel”  haben wir an den Tagen, wo ich dort war, zusammen gehalten. Mein Vortrag zu Office 365 lautete: “Office 365 – Die Top Ten für mehr Sicherheit”. In diesem Podcast gehe ich die einzelnen Funktionen, die ich in meinem Vortrag vorstelle, gemeinsam mit Carsten durch.

Für mich gibt es keine Priorisierung bei der Top Ten Liste. Es sind auch bei weiterm nicht alle Sicherheits Funktionen aufgeführt. Einige vorgestellte Sicherheitsmaßnahmen werden im Rechenzentrum von Microsoft für alle Kunden durchgeführt, um sich und die Daten des Kunden zu schützen. Einige Funktionen liegen in der Verantwortung des Kunden. Sie können entscheiden, ob sie die Funktion in ihrem Unternehmen einsetzen möchten oder nicht.

Kurz die TOP-TEN-Liste für mehr Sicherheit:

  1. Just in Time Access (JIT)
  2. Just enough Admin (JEA)
  3. Bring your own Key (im Zusammenspiel mit dem Hardware Security Modul von Thales kurz HSM – Anmerkung im Podcast verwende ich einen falschen Begriff)
  4. SharePoint und OneDrive Verschlüsselung (Fort Knox)
  5. Rights Management
  6. Encryption Technologien (welche Verschlüsselung kann ich einsetzen)
  7. Data Loss Preventation
  8. Multifactor Authentification (laut dem Vortrag von Heike Ritter, wird das bei Windows 10 ein Standard werden)
  9. Mobile Device Management (MDM) für Office 365 (für alle Office 365 Pläne – Business, Enterprise, EDU und Government)
  10. eDiscovery für das Auditing

Interessante Links zu dem Podcast:

Videointerview: Nicki Borell–Next Generation Discovery–Delve, Office Graph und Clutter

NickiBorellVideobeitragMein nächstes Videointerview, auf der im Januar stattgefunden Office 365 Konferenz, in den Räumen von Microsoft Köln, ist mit Nicki Borell. Nicki ist MVP für SharePoint. In seinem Vortrag standen Delve, Offic Graph und Clutter im Vordergrund. Was genau steckt hinter den Begriffen und warum können sie für ein Unternehmen interessant sein? Diesen Frage ging er in seiner Session nach. Den Kerngedanken sehr schön zusammengefasst hat Julia White, GM of Product Marketing, Microsoft Office:

“With Delve, information finds you versus you having to find information”

Von wegen ein Mann ein Wort, eine Frau Tausend. In Nicki´s Worten macht mir das System Vorschläge basierend auf meinen Aktivitäten, welche weiteren Informationen, Dokumente oder andere Inhalte, für mich interessant sein können. Vergleichbar mit den eCommerce Anwendungen z.B. Amazon. Nur dass es hier um mein Arbeitsumfeld geht. Da die Begriffe der Produkte recht neu sind, versuchen wir in dem Interview, die einzelnen Funktionen auf den Punkt zu bringen.

  1. Office Graph: ist der Machinelearning Engine
  2. Delve: ist die Visualisierung der Informationen die Office Graph für mich herausgesucht hat
  3. Clutter: ist die Funktion von Office Graph auf mein E-Mail Postfach bezogen, wobei in Clutter alle E-Mails landen, die weniger aktuelle Relevanz für mich hat

Der Graph ist eine Standardtechnologie, die nicht von Microsoft erfunden wurde, sondern in vielen anderen Anwendungen genutzt wird. So gibt es den Office Graph, Azure Graph, Yammer Graph oder Facebook Graph, um vier Beispiele zu nennen. Es geht darum Signale ( Beispiele: gelesene Emails, angeschaute Dokumente, verfolgte Diskussionen, gesetzte Lesezeichen, Kommunikation mit Kollegen …) des Anwenders zu empfangen, Übereinstimmungen zu finden und Relationen herzustellen. Wer jetzt das Gefühl bekommt wir haben es mit Datenbanken und Statistiken zu tun, der ist auf dem richtigen Weg.

Wird es Delve, Office Graph und Clutter auch für die On-Premise Welt geben?

Nein, denn diese Funktionen machen nur Sinn, wenn Signale empfangen und ausgewertet werden können. Hier geht es um Berechnungen, Geschwindigkeiten und Verarbeitungsprozesse. Wie kann ich die On-Premise Welt an das System anbinden? Indem ich über die API eine Schnittstelle schaffe, die die Signale aus den On-Premise Aktivitäten an die Online Welt weitergibt.

Was denkst Du, was in der On Premise Welt passieren wird?

Das sind wirklich nur Gedankenspiele, denen wir in diesem Teil des Interviews nachgehen. Folgen wir der offiziellen Ankündigung von Microsoft, wird dieses Jahr eine neue On-Premise SharePoint Version herauskommen. Ob weitere folgen werden, wird von den Kunden und ihrem Feedback abhängen. Auf mittlere Sicht, glaubt Nicki, wird es weiterhin eine On-Premise Welt geben. Eine Verschiebung zu Hybrid Szenarien aufgrund der Kostenersparnis, der einfachen Erweiterung des Systems oder Verteilung von Daten ist bereits jetzt im Markt feststellbar. Die kommenden Erweiterungen der Sicherheitsfunktionen für SharePoint Online werden diesen Wechsel weiter beschleunigen.

Was bedeutet ein Hybrid Szenario in SharePoint?

Für alle zugreifenden Personen ist es transparent, ob sie mit der On-Premise Infrastruktur arbeiten oder Online. Die Websitecollections sind getrennt. Die Herausforderungen in der Architektur ist:

  • die Anmeldung (Identity Management)
  • es existieren zwei SharePoint Server (Infrastrukturen)
  • Differenzierung der Daten – was kann in der Cloud liegen, welche Daten verbleiben im Unternehmen

Als wir darüber sprachen, kam mir eine Idee. Ein hohes Risiko bei der On-Premise Infrastruktur stellt die externe Zusammenarbeit mit anderen Partnern im Unternehmen da. Also warum nicht alle Daten, wo eine externe Zusammenarbeit notwendig ist, in die Cloud schieben? Die SharePoint Online Lösung ist für diese Herausforderung strukturiert und bietet viele Sicherheitsfunktionen, die in einer On-Premise Lösung nur mit viel Aufwand, Hardware, Konfiguration und Pflege realisierbar ist (Stichwort: DLP). Von dieser Idee bin ich immer noch begeistert.

Was denkt ihr? Ist das ein interessanter Lösungsansatz?

Mehr von Nicki Borell:

Das Youtube-Video:

ClipArts in Word, Excel und Powerpoint einfügen

Als ich heute meine “Office 365 – Top Ten für mehr Sicherheit” Präsentation für die CeBIT 2015 (16.-20. März 2015 in Hannover – Vortrag am Dienstag, Mittwoch und Freitag) mit ein paar ClipArts bereichern wollte, war die Funktion weg! “Nee, dass kann doch nicht wahr sein!”, dachte ich und siehe da, die Lösung ist aufwändiger als früher aber zum Glück noch vorhanden.

20150310-clipart

Auf dem Ribbon “Einfügen” den Befehl “Onlinegrafiken” auswählen. Dann in die Bildersuche vor dem Suchbegriff “ClipArt” eingeben und schon kommen wir auf die Office ClipArt Bibliothek.

Achtung aufpassen! Die Lizenzrechte der Bilder beachten.

Videointerview: Markus Widl Powershell

MarkusWVideobildAuf der Office 365 Konferenz, die vom 09.-10.01.2015, in den Räumen von Microsoft in Köln stattgefunden hat, hielt Markus Widl einen Vortrag zum Thema Powershell. Markus ist Diplom-Informatiker und arbeitet seit lang Zeit, als Consultant und Trainer in der IT.  Außerdem ist er der Autor von dem Buch: Microsoft Office 365: Das umfassende Handbuch, dass Ende Januar 2015 in der dritten Auflage erschienen ist. Im Jahr 2013 wurde er das erste Mal mit dem MVP Award für Office 365 ausgezeichnet.

Inhalt der Session

Weiterlesen

Videointerview: K2, Nintex und Avepoint unsere Sponsoren auf der Office 365 Konferenz

Ohne unsere Sponsoren für die Office 365 Konferenz, die vom 09.-10.01.2015 in Köln stattfand, wäre ein solches kostenloses Event gar nicht möglich gewesen. Neben Microsoft, die uns auch die Örtlichkeiten und das Team zur Verfügung gestellt haben, zählte K2 zu unseren Platinsponsoren. Als Goldsponsoren konnten wir Nintex, Avepoint und Skybow gewinnen. K2, Nintex und Avepoint haben auf der Office 365 Konferenz Vorträge gehalten. Das Tolle daran war, wir hatten Techniker da, die von Lösungen gesprochen haben, das war dann für die Teilnehmer echt spannend. Dennis Hobmaier von Avepoint erzählt in seinem Interview ganz begeistert von der familiären Atmosphäre des Events, dem Interesse der Zuhörer und auch das 50% der Teilnehmer bereits Office 365 produktiv einsetzen und 50% Kurz davor stehen.

Doch schauen wir uns jetzt die Inhalte der einzelnen Interview einmal genauer an:

Weiterlesen