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In unseren Video heute starten wir aus der Sicht der Administratoren. Bevor Sie als Mitarbeiter zu ihren Terminen einen Raum, Beamer oder Fahrzeug dazu buchen können, müssen dieses Räume erst in der Verwaltungskonsole der Microsoft Online Services angelegt werden. Dafür gehen Sie auf Diensteinstellungen und  wählen Exchange Online aus. Links in der oberen Box, sehen Sie nun verschiedene Bereiche, die Sie zentral verwalten können.

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In diesem Video für Administratoren zeigen wir Ihnen, wie Sie Benutzern eine bereits geprüfte Domain (s. Video: Domain verwalten) als email Adresse zuteilen können. Beispiel: Mein ursprünglicher Benutzer war: c.rachfahl@rachfahl-it-solutions2de.emea.microsoftonline.com, ein etwas umständlicher Name der inzwischen c.rachfahl@rachfahl-it-solutions.de lautet. Genauso können Sie “Alias”- Adressen einem Benutzer hinzufügen z.B. info@rachfahl-it-solutions.de. Schauen Sie sich das Video an, dann sehen Sie, wie einfach das Ganze funktioniert.

Hier geht es nun weiter mit unserem zweiten Teil, wie Sie gemeinsame Kontakte unter den Microsoft Online Services (BPOS) mit Outlook 2007 nutzen können. Ich wechsel in diesem Teil auf die Ansicht des Demo User und zeige ihnen, wie dieser den freigegeben Ordner bei sich anlegt. Als nächstes trägt der Demo User einen weiteren Kontakt in den gemeinsamen Lieferanten Ordner ein. Danach gehen wir zurück auf den ursprünglichen Nutzer, nämlich Kerstin Rachfahl, die den Ordner angelegt und freigegeben hat.

Dieses Recht einfache und intuitive Nutzung von gemeinsamen Kontakten mit Outlook 2007 hat einen Nachteil. Löscht einer der freigegebenen Mitarbeiter einen Kontakt, ist dieser bei allen gelöscht. Was ja auch mal versehentlich vorkommen soll. Die beste Lösung für gemeinsame Kontakte bietet die Kombination von Sharepoint Online und Outlook 2007. Wie das funktioniert zeige ich ihnen in einem weiteren Video.

Bis dahin viel Spaß beim Ausprobieren.

Hier nun eine zweite Variante, wie Sie in ihrem Unternehmen bei den Microsoft Online Services (BPOS) gemeinsame Kontakte anlegen, verwalten, löschen und verwenden können. Statt der Zentralverwaltung nutzen wir diesmal den Outlook 2007 Client. Warum nicht OWA? Ganz einfach, weil diese Funktionalität unter dem Web Access Client von Outlook nicht zur Verfügung steht.

Schauen Sie sich das Video an und sehen Sie, wie Sie die zentralen Kontakte nutzen können. Übrigens ist das eine Lösung, die für alle interessant ist die Exchange Server 2007 einsetzen, egal ob mit einem Sever in ihrem Unternehmen, als Hosting-Lösung oder eben mit den Microsoft Online Services.

P.S. Im Video erkläre ich gar nicht mehr, warum die Lösung mit dem OWA Client nicht funktioniert. Sie teilen sich bei der Lösung eine “Ordner-Kontakte” mit ihren Mitarbeitern. Beim Zusenden der Freigabe, wird dieser Ordner in dem Outlook 2007 des Empfängers angelegt. Und das sollte natürlich Online nicht passieren.

 Jeder Mitarbeiter hat seine Kontakte zu Kunden oder Lieferanten. Schön wäre es, wenn alle ihre Kontaktdaten teilen können. Die Frage eines unserer Kunden lautet also: “Wie kann ich zentrale Kontakte in der Business Productivity Online Suite pflegen?” Dafür gibt es mehrere Ansatzpunkte, je nachdem welches Ziel Sie damit erreichen möchten. Aus diesem Grunde habe ich eine Serie aufgesetzt mit insgesamt vier Folgen:

1. Zentrale Kontakte über die  Verwaltungskonsole
2. Zentrale Ressourcen über die Verwaltungskonsole
3. Gemeinsame Kontakte über Outlook 2007
4. Gemeinsame Kontakte über Sharepoint Online

In dem heutigen Video zeige ich Ihnen, wie Sie die zentralen Kontakte in der Verwaltungskonsole der Microsoft Online Services pflegen können. Als erstes muss dabei sichergestellt sein, dass Sie über die Administrator Rechte für die Microsoft Online Services verfügen. Von der Startseite gehen wir in die Diensteinstellungen. Dort finden Sie rechts unter der Rubrik Aktionen die Möglichkeit Kontakte hinzu zu fügen. Wo werden nun die Kontakte eingefügt? In Exchange Online und zwar in der zentralen Adressliste. Wenn wir also von unserem Outlook 2007 Web Access Client eine Email schreiben und dort die “An” Schaltfläche auswählen, dann sehen wir als erste die Einträge in Listenform von der zentralen Adressliste. Neben den Kontakten die wir dort ein pflegen, finden Sie hier alle Kontakte aus ihrem Active Directory. Das ist dann auch schon der wesentliche Nachteil dieser Lösung. Optisch schöner und komfortabler ist der Zugriff über die Kontakt-Funktion von Outlook 2007, wie Sie das später sehen können.

P.S. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie den Dienst: Exchange Online in ihrem Abonnement von der Microsoft Online Services haben oder die Business Productivity Online Suite (BPOS).

Es gibt wieder ein neues Video von mir zum Thema Microsoft Online Services. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie Dokumente, die bisher auf ihrem Rechner lagen, in Sharepoint Online hochladen können. Die Daten von SharePoint Online liegen für uns in dem Rechenzentrum von Microsoft in Dublin. Die Daten werden dort gespeichert, gesichert und auch archiviert. Solange Sie keine “dedicated” Lizenzen haben (5.000 Seats), teilen Sie sich diese Sharepoint Umgebung mit anderen Unternehmen. Auf ihre Daten hat keiner Zugriff, außer sie als Administrator und die Benutzer, die Sie auf das Portal einladen. Auch im öffentlichen Internet, kann niemand das Portal erreichen, es sei denn, die Person ist einer der Benutzer, die Sie auf das Portal eingeladen haben.

Alle Dokumente können in Sharepoint aufgerufen, bearbeitet und neu gespeichert werden. Abhängig von der erteilten Berechtigung des Benutzers. Sie haben also jederzeit mit einer Internetverbindung Zugriff auf die Daten. Das ist vor allem für die Mitarbeiter interessant, die keinen Zugang zum Firmennetzwerk haben. Sei es, dass sie keinen PC-Arbeitsplatz besitzen oder örtlich wo anders arbeiten. Es kann sogar interessant sein, einer “fremden” Person, die für Sie eine Dienstleistung erbringt z.B. Texterin oder Grafikerin einen Zugang zum Portal bereitzustellen. Das können Sie ganz einfach über eine günstige Sharepoint Online Deskless Worker Lizenz realisiern, die pro Monat 1,70 Euro netto kostet. Übrigens die Lizenzen sind nicht Personen bezogen.

Optimal arbeiten Sie mit den Office 2007 Produkten mit Sharepoint Online zusammen.

In diesem Video starten wir mit Sharepoint. Als erstes gehe ich auf die Verwaltungskonsole der Microsoft Online Services und lege dort eine neue Teamseite für das Marketing an. Damit Sie sich in dieser Seite anmelden können, müssen Sie über ein Administrationsrecht für die Microsoft Online Services verfügen. Sobald die Seite angelegt ist, kann ich mich mit SignIn auf meinem Unternehmensportal anmelden und die Seite steht mir zur Verfügung. Da ich mit dem Anlegen der Seite auch gleich der Administrator der Seite bin, kann ich auf alles zugreifen. Standardmäßig sind bei der Verwendung der Vorlage “Teamseite” bereits einige Listen angelegt z.B. Aufgaben und Kalender. Weiterhin gibt es die Dokumentenbibliothek “freigegebene Dokumente” und den Diskussionsbereich in Form einer “Newsliste”, die jeder des Teams verfolgen kann.

Wer mit all den Begriffen nichts anfangen kann, keine Sorge, ich gehe auf jeden Bereich einzeln in einem Video ein. Als erstes Lösche ich die Standardankündigung. Dann trage ich ein neue Begrüßungsmeldung ein. Ich trage in den Kalender eine erste Besprechung ein und gebe den ersten Verweis auf unsere Internetseite ein unter Hyperlink. Als letztes lade ich den ersten Mitarbeiter für die Zusammenarbeit auf unserer neuen Teamseite für das Marketing ein.

Damit ist unsere erste Tuchfühlung mit Sharepoint beendet. Seien Sie gespannt, was Sie alles noch mit SharePoint Online anstellen können. Erst in der Praxis zeigt das Produkt seine wahre Stärke.