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female rock climber climbs on a rocky wall

Klettern mit „Aegir“

Starten wir diesen Blogpost mit einer kleinen Textpassage aus dem Rohentwurf meines Romans: „Aus dem Schatten“, der im Frühjahr 2016 erscheinen wird. Kurz zum Setting: Stefanie, die bei Aegir Office 365 einführen soll, hat nach ihrem ersten Workshoptag beschlossen, die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz kennenlernen zu wollen. Dazu sollen sie sich ein Thema herauspicken, das ihnen besonders unter den Nägeln brennt. In diesem Fall handelt es sich um den Vertrieb. Während Claus, der Vertriebsleiter, vor Allem für die großen Ketten zuständig ist wie z.B. Globetrotter, liegt Sebastians Schwerpunkt bei den individuellen kleinen Outdoorläden, häufig inhabergeführt. Beide wollten den Gesprächstermin zusammen mit Stefanie machen.

»Interessant. Kommen wir zu euch Zweien, ihr wolltet den Termin zusammen mit mir machen. Warum?«

»Unser Aufgabenbereich ist derselbe, nur der Kundenbereich unterscheidet sich. Doch uns geht es, wie schon gestern besprochen, um zwei wesentliche Aspekte. Der Erste ist eine verbesserte Kommunikation in der Abteilung in Bezug auf den internen und externen Vertrieb, damit einhergehend die Pflege der Kundenbeziehung. Das Zweite ist die Koordination der Termine. Wir sind so viel unterwegs, dass es schwer ist, einen gemeinsamen Tag zu finden, wo wir die Strategie besprechen können. Das ist etwas, dass kontinuierlicher stattfinden soll, vielleicht auch ohne, dass wir uns persönlich sehen.«

»Dir ist klar, dass es schwierig ist, eine Kultur, die bisher aus einem Büro mit persönlichen Kontakten bestand in eine Digitale zu überführen?«

Claus schmunzelte. »Du bist keine besonders geschickte Vertrieblerin. Statt auf die positiven Möglichkeiten hinzuweisen, steigst du direkt mit Bedenken ein.«

Sebastian lachte. Stefanie zog die Nase kraus und rieb mit den Fingern darüber. Sie kannte ihre Schwäche nur zu gut.

»Mir ist es lieber, wir diskutieren offen, welche Möglichkeiten ihr seht, anstatt euch voller Euphorie von den Funktionen vorzuschwärmen, in dem Bewusstsein, dass die Mitarbeiter entscheiden, ob es am Ende genutzt wird oder nicht. Aber schauen wir uns erst einmal an, wie ihr bisher eure Aufgaben erledigt. Ich stelle meine Fragen und in den nächsten Tagen, versuchen wir herauszuarbeiten, was sich bei euch umsetzen lässt und was die Mitarbeiter motivieren kann, mit diesen Schritt mit euch zu gehen.«

»Du meinst, wenn es ein Vorteil gibt, der direkt spürbar ist und etwas das bisher zu Problemen geführt hat, jetzt funktioniert?«

»Ja, genau so, Sebastian. Positive Erlebnisse erhöhen allgemein die Bereitschaft, etwas zu verändern.«

Die nächsten eineinhalb Stunden sah sie sich die Arbeitsweise an und warf einen Blick auf die bisher eingesetzten Tools für den Vertrieb mit den Möglichkeiten, die sie boten.

Wichtige Anmerkung: Denkt bitte daran, das hier ist eine fiktive Geschichte, auch wenn sie für mich beim Schreiben immer sehr real ist. Der Auszug ist weder lektoriert noch korrigiert, die Wahrscheinlichkeit, dass ihr ihn in dem Roman später so wiederfindet also verschwindend gering.

Ausgangssituation:

Die Vertriebler von Aegir sind viel unterwegs. Ein Austausch innerhalb der Niederlassungen in den verschiedenen Ländern soll regelmäßig erfolgen. Auch wenn sich die Strategie für ein Land auf ein Anderes nicht einfach so übertragen lässt weil deren Kultur sowie Mentalität unterschiedlich sind, öffnet der interkulturelle Austausch neue Horizonte. Selbst innerhalb Deutschlands fühlen sich die Vertriebler oft als Einzelkämpfer und da nutzt auch die Kommunikationsinsel in der Mitte des Vertriebs nichts, denn nur selten treffen sich die Kollegen persönlich in den Büros.

Sebastian ist im Ruhrgebiet unterwegs, um in den Outdoorläden die neue Kollektion von Aegir vorzustellen. Auf seinem Handy hat er die App Groups installiert. Er bekommt eine Mitteilung von seinem Kollegen, dass er die Präsentation für die Kollektion 2016 überarbeitet hat. Als er bei dem Kunden ankommt, checkt er kurz noch das Notizbuch, da er sehen möchte, ob es zu der neuen Präsentation auch noch neue Informationen gibt. So ist er bestens für seinen Termin vorbereitet. Damit er in Zukunft die monatlichen virtuellen Vertriebsmeetings nicht verpasst, übernimmt er den Termin aus dem Gruppenkalender in seinen eigenen.

Wie macht Sebastian das alles?

Auf seinem iPhone hat sich Sebastian die App Groups heruntergeladen und mit seinem Firmenaccount verknüpft. Nachdem er sich mit seinem Office 365 Firmenkonto angemeldet hat, findet er in der Übersicht alle Gruppen in denen er Mitglied ist. Er kann zudem auch neuen öffentlichen Gruppen beitreten, die er über die Suche gefunden hat. Je nach Einstellung, entscheidet er für jede Gruppe ob er Mitteilungen als Push-Nachricht erhalten möchte oder ob es ihm reicht sie in seinem Eingang zu sehen. Dank der App hat er Zugriff auf die Dateien der Gruppe und auch auf das Notizbuch. Je nach Konfiguration kann er das Notizbuch auch mit seiner OneNote App auf dem Handy synchronisieren.

Für dich kurz notiert:

  • Derzeit ist es nur möglich einen Firmenaccount über die Group-App zu managen
  • Es gibt bisher leider keine gemeinsamen Kontakte -> Bitte dieses Feature bei Uservoice für die App eingeben oder dafür stimmen
  • Das Notizbuch der Gruppe lässt sich mit der OneNote App verbinden und wenn du dann auf das Notizbuch in der Groups App klickst wirst du dorthin geleitet. Möchtest du das nicht, wirst du auf die SharePoint Seite deiner Gruppe weitergeleitet
  • Innerhalb der App findest du auch die Dateien deiner Gruppe
  • Über Powershell kann die Verwendung der Group App für einen Benutzer oder auch das gesamte Unternehmen gesperrt sein.

Verwendete Technik:

  • Groups App für das iPhone
  • Verfügbar für alle Office 365 Pläne Business  Enterprise eventuell nicht Business Essential
  • Outlook 2016 und OWA
  • OneNote
  • Onedrive
  • Serverstruktur: Exchange Online
  • Funktionalitäten abhängig vom Plan

Du möchtest Groups verwenden? Dann schau doch einfach in deinem Outlook Client nach, ob dir diese Funktion angeboten wird. Allerdings gilt das nur für Clientanwendungen, die mit Exchange Online verbunden sind, nicht für Exchange On-Premise. Dir steht die Funktion nicht zur Verfügung, aber du möchtest sie dennoch mal testen? Dann erstelle dir doch einen Testaccount von deinem optimalen Office 365 Plan. Und denke bitte daran uns dort als Partner einzutragen, denn so erhalten wir eine kleine Provision von Microsoft und können darüber unseren Blog finanzieren.

Wenn du den Blogbeitrag über den Cloud Adventskalender 2016 liest, kannst du durch die Beantwortung der Frage meinen aktuellen Thriller: Im Netz der NSA – gewinnen. Na? Worauf wartest du noch?

Screenshots:

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Kerstin Rachfahl

Kerstin Rachfahl ist Internationale Betriebswirtin (IBS) und eine der geschäftsführenden Gesellschafter der Rachfahl IT-Solutions GmbH. Sie ist für den kaufmännischen Bereich des Unternehmens verantwortlich. Ihre Themen in den Blogs sind Cloud Computing und Microsoft Lizenzierung.

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