In den letzten Tagen habe ich mich mit dem erweitertem Archive von Office 365 beschäftigt, also der Archivierung von allen ein- und ausgehenden Mails, da Nils Kappen ja schon auf die lokale Archivierung eingegangen ist. Dabei kamen mir die Fragen auf, wie ich es aktiviere, was im Folgenden passiert und schließlich, wie ich Mails wiederherstellen kann. In diesem Beitrag möchte ich einmal alle Schritte bebildert darstellen, da es doch die ein oder andere Hürde zu überwinden gab.

Nutzen Sie einen der E-Pläne oder den Einzeldienst Exchange Online P2 und haben die “Exchange Online-Archivierung” dazu erworben ( was für dieses Vorgehen Voraussetzung ist ) muss natürlich erst die entsprechende Lizenz den entsprechenden Benutzern zugewiesen werden, was unter den Eigenschaften jeden Benutzers einstellbar ist.

Im nächsten Schritt muss in der Exchange Verwaltung für jeden Benutzer das Beweissicherungsverfahren aktiviert werden. Dies funktioniert in den Postfachdetails eines jeden Benutzers, unter dem Punkt Postfachfeatures, wie auch rechts auf dem Bild zu erkennen ist.

Wenn diese Einstellungen gespeichert worden sind, kann es bis zu 60 Min. dauern, bis die Regel greift. Bei mir war es allerdings schon nach 1. Min. der Fall. Jetzt können E-Mails auch schon gesucht und wiederhergestellt werden.

Das funktioniert in der Exchange Organisations-verwaltung, in den E-Mail Steuerelementen, unter dem Reiter Ermittlung. Mit Klick auf Neu kann es auch schon los gehen.
Sie sehen den Reiter Ermittlung nicht? Versuchen Sie es mal mit dem Internet Explorer (hat mich mehrere Stunden gekostet das herauszufinden, mittlerweile zeigt es auch der Firefox an)

Das nächste Fenster erklärt sich eigentlich von selbst. Hier werden die spezifischen Suchoptionen eingegeben, nach denen man filtern möchte, außerdem wird der Zielname festgelegt. Die Erklärungen in jedem Bereich erläutern, meiner Meinung nach, recht gut die einzelnen Bedeutungen der Felder, womit man sich gut zurecht findet. Man kann auch noch eine Benachrichtigung senden lassen, sobald die Suche abgeschlossen ist, was natürlich seine Zeit dauern kann, ganz abhängig von der Größe des Postfaches.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, taucht unter dem Reiter Ermittlung die Suche auf, welche man vorher gestartet hat. Wenn diese markiert ist und man im rechten Bereich auf öffnen klickt, geht das OWA von der “Discovery Search Mailbox” auf, in welchem man die Mails begutachten kann, welche gefunden und auch wiederhergestellt wurden. (zu finden im Ordner, welchen man zuvor angegeben hat.

Jetzt sind die Mails schon einmal wieder in der Recovery Mailbox vorhanden. Wie bekommt man diese aber wieder zum Benutzer, welcher diese wiederhergestellt haben möchte? Das funktioniert mit der Hilfe der PowerShell. Um diese aber richtig nutzen zu können, müssen wir uns zuvor die passenden Rollen vergeben, denn auch als Administrator hat man nicht unbedingt die dafür Notwendigen zugewiesen. Genau die benötigten 2 fehlen nämlich in der Gruppe “Organisation Management” in welcher die Administratoren sind. Deshalb habe ich eine neue Rollengruppe erstellt mit dem Namen Postfachwiederherstellung. Die Rollen Mailbox Import Export und Mailbox Search müssen hinzugefügt werden und natürlich der Benutzer, der die Berechtigung der Wiederherstellung erhalten soll, in meinem Fall mich.

Diese beiden Rollen befähigen uns im Späteren den Befehl Search-Mailbox auszuführen und die fehlenden E-Mails damit wiederherzustellen.

Da jetzt alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann es mit der PowerShell los gehen, welche mit Administrator Rechten gestartet werden muss! ( also Rechtsklick –> Als Administrator ausführen )

Als erstes geben wir nun einer Variablen unsere Login Daten, mit dem Befehl:

• $cred = Get-Credential

Worauf sich eine Eingabemaske öffnet, in welcher wir unsere Office 365 Anmeldedaten eingeben.

Die Nächste Codezeile lautet folgendermaßen, um uns bei Office 365 anzumelden:

• $session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic –AllowRedirection

Nun müssen wir die PowerShell-Befehle aus Office 365 auf unseren Client übertragen, wozu wir kurzerhand eine Policy außer Kraft setzen müssen ( zumindest war das bei mir der Fall, Sie können es ja vorerst ohne den nächsten Befehl probieren ), da der Import sonst nicht erfolgen kann, mit:

• Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy unrestricted

Dies muss dann mit Eingabe von “J” bestätigt werden. Es darf keine Fehlermeldung erscheinen.

Jetzt können die Befehle importiert werden mit:

• $importresults = Import-PSSession $session

Jetzt sollte die Policy wieder in Kraft gesetzt werden, was wieder mit “J” bestätigt werden muss:

• Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy restricted

Mit dem letzten Befehl können nun die E-Mails in die richtige Mailbox kopiert werden, dabei habe ich den gleichen Suchbegriff, wie schon in der Exchange Verwaltung verwendet.

• Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject:"Suchbegriff" -TargetMailbox Username -TargetFolder Posteingang

Hierbei muss natürlich Suchbegriff durch den Suchbegriff und Username durch den Benutzernamen getauscht werden, zu welchem die Sicherung kopiert werden soll. Diesen konnten wir z.B. eben beim Erstellen der Postfach-Wiederherstellungs-Rolle einsehen, in meinem Fall müsste f.leber eingegeben werden.

Das Ziel kann auch noch hinter TargetFolder spezifiziert werden. Im Posteingang sollte  dann bald ein neuer Ordner erstellt werden, was ungefähr so aussehen sollte, wie rechts im Bild.

Nun kann sich der jeweilige Benutzer die entsprechenden Mails zurück in seinen Posteingang kopieren.

Das ganze ist vielleicht bei der ersten Durchführung ein wenig gewöhnungsbedürftig, aber wenn man einmal weiß wie es funktioniert auch kein Hexenwerk mehr

Ich hoffe Ihnen ein wenig mit diesem Artikel weitergeholfen und eventuell den ersten Einblick in die Powershell Möglichkeiten gegeben zu haben. In diesem Sinne, bis zum nächsten Artikel