Gerade jetzt zur Urlaubszeit wird häufig nach automatischen Antworten gefragt: “Wo lassen sich diese einrichten, muss das durch den Administrator erledigt werden oder kann ich es selbst definieren?”
Dank der automatischen Antwort / Autoresponder ist es dem Benutzer möglich eine Nachricht festzulegen, welche jedem anderem Nutzer innerhalb eines bestimmten Zeitraums zugeschickt wird. Das passiert immer dann, wenn eine E-Mail in dem, mit Autoresponder konfigurierten, Konto eingeht. Allerdings geschieht das pro E-Mail Adresse auch nur einmal, also nicht wundern warum beim zweiten Versuch keine E-Mail zurück kommt.
Es gibt 2 Möglichkeiten der Einrichtung.

1. Outlook

Sofern Sie Outlook nutzen, können Sie es direkt dort einstellen. Dazu klicken Sie oben links auf “Datei”. Unter dem Reiter Informationen finden Sie direkt den Punkt automatische Antworten. Dort legen Sie den Zeitraum fest, indem Nachrichten geschickt werden soll und anschließend konfigurieren Sie die verschiedenen Nachrichten. Auf der einen Seite für innerhalb der Organisation, auf der anderen für außerhalb der Organisation. Viele Benutzer bearbeiten an dieser Stelle nur die interne Seite und wundern sich anschließend warum externe Benutzer keine automatischen Antworten erhalten. Aufpassen!

2. Outlook Web App

Falls Sie kein Outlook zur Verfügung haben ist die Konfiguration ebenso über OWA möglich. Dazu loggen Sie sich oben rechts auf www.office365.de ein und wechseln in der oberen Leiste zum Punkt “Outlook”.

Dort angekommen wechseln Sie oben rechts über “Optionen” zum Punkt “Automatische Antworten festlegen”.

Auch hier wird zwischen Intern und Extern unterschieden. Also hier ebenfalls aufpassen, welchen Text Sie wo hinterlegen. Ebenfalls sollten Sie den Haken für den bestimmten Zeitraum setzen, so können Sie auch nicht vergessen die automatische Antwort nach Ihrem Urlaub wieder zu entfernen. Sobald Sie nach Ihrem Urlaub zum ersten Mal Outlook starten, wird eine Meldung erscheinen, dass der Autoresponder automatisch deaktiviert wurde.